LIBRO SEGUNDO Actividad Procesal

Traslado de piezas procesales del expediente electrónico.

Podrá efectuarse el traslado de piezas procesales desde un expediente electrónico a otro expediente electrónico tramitado a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial, para lo cual bastará que la parte interesada suministre al tribunal receptor la identificación del expediente en que se encuentre la pieza o piezas procesales, o el expediente mismo, sin necesidad de oficio, impresión ni de autenticación.

El juez receptor procederá a descargar las piezas requeridas y a incorporarlas al expediente electrónico.

Las actuaciones, documentos y gestiones electrónicos que deban ser remitidos a otro proceso o instancia judicial, así como a particulares, entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras, que no dispongan de una plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión Judicial, deberán ser impresos y autenticados por el secretario judicial del tribunal, con indicación expresa de que se trata de copias procedentes de un Expediente Judicial Electrónico.

Cuando, dentro de un Expediente Judicial Electrónico, deba resolverse un recurso o solicitud en un despacho judicial distinto al que se haya implementado el Expediente Judicial Electrónico, el despacho solamente remitirá a estos las llaves de consulta para que accedan al correspondiente expediente.

Archivo del expediente.

Ordenado el archivo del expediente, el tribunal comunicará a las partes que retiren, en el plazo de un mes, las pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución u otra obligación.

Vencido el plazo sin que hayan sido retirados, los documentos serán puestos a disposición del juez para que ordene el archivo en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes o la destrucción del documento, según corresponda.

Archivado el expediente electrónico, no se permitirá actuación ni gestión alguna, salvo que el juez lo ordene y en los casos previstos en la ley.

Cuando sea necesaria la reactivación de un proceso en los supuestos permitidos en este Código, se seguirá el trámite de presentación del memorial en la forma dispuesta en el artículo

166. La Corte Suprema de Justicia adoptará una tabla de valoración documental que determine, con criterios técnicos y objetivos, los procedimientos de conservación total o parcial de los expedientes que estén bajo la custodia del Archivo Judicial, así como la conservación, retención, eliminación o disposición final del expediente.

Expediente físico.

Excepcionalmente, el tribunal que no disponga de plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión de Expedientes tendrá soporte en papel, en este caso, las acciones, peticiones y actuaciones judiciales se incorporarán al expediente físico, numerado y foliado en forma secuencial.

Todo lo que en este Código se diga del expediente electrónico se entenderá extendido al expediente físico en cuanto le sea aplicable en consideración a sus características materiales.

Documentos incorporados al expediente. Los documentos públicos o privados incorporados al expediente podrán desglosarse de estos y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluida la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha o concluido el proceso, previa anotación del proceso a que corresponde, con sujeción a las reglas siguientes especiales:

1. En los procesos de ejecución, solo podrán desglosarse los documentos aducidos por los acreedores como títulos de sus créditos, en los siguientes casos: a. Cuando contengan créditos distintos del que se cobra en el proceso, para lo cual el secretario judicial hará constar en cada documento que el crédito es el allí exigido. b. Cuando en ellos aparezcan hipotecas, prendas u otro tipo de garantías reales o personales que aseguren otras obligaciones. c. Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento negociable cancelado totalmente, y solo se entregará a quien haya hecho el pago. d. Cuando lo solicite un agente del Ministerio Público o en procesos sobre falsedad material del documento.

2. En todos los procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el secretario judicial dejará testimonio al pie o al margen de este, si ella se ha extinguido, en todo o en parte, por qué modo y por quién.

3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento solo podrá desglosarse a petición de este, a quien se entregará con constancia de la cancelación.

4. En el respectivo lugar del expediente se dejará, en transcripción o reproducción, copia autenticada del documento desglosado y constancia de quién recibió el original.

5. Cuando la copia que haya de dejarse sea de planos u otros gráficos, se practicará su reproducción técnica o tecnológica, pero si ello no fuera posible, el secretario judicial deberá ayudarse de un experto que haga la transcripción, la cual deberá ser autenticada por el mismo secretario judicial.

6. Las copias compulsadas con motivo de un desglose tendrán igual fuerza probatoria que el documento desglosado.

7. Cuando se solicite el desglose de poderes, pruebas y evidencias, dentro del expediente electrónico, será necesario dejar copia autenticada del documento desglosado.

8. Los escritos y memoriales, una vez digitalizados e incorporados al expediente electrónico, podrán ser retirados por la parte que los presentó, sin necesidad de solicitar el desglose, en el plazo de cinco días hábiles; vencido este, sin que hayan sido retirados, serán destruidos.

Petición de desglose.

En los procesos en curso, la solicitud de desglose de documentos se sustanciará mediante simple petición del interesado.

La decisión del juez al respecto será irrecurrible.

En los procesos terminados, el desglose se ordenará mediante providencia.

Prioridad en el acceso de un expediente electrónico.

Las partes y sus apoderados tendrán prioridad para ingresar al expediente electrónico, mediante el uso de claves de consulta y de acceso para sus gestiones procesales y para conocer las actuaciones judiciales.

El Sistema Automatizado de Gestión Judicial dará prioridad de acceso a las actuaciones y gestiones a las partes y sus apoderados en el expediente electrónico.

Consultas en el expediente. Promovida una acción, demanda o petición la parte proponente tendrá acceso inmediato al expediente electrónico. El tribunal proveerá contraseñas de consulta al expediente electrónico a:

1. Los abogados que no sean apoderados judiciales de las partes.

2. Los amanuenses autorizados de los abogados.

3. Las partes interesadas en el proceso.

4. Las personas designadas para ejercer cargos como perito, secuestre, depositario o cualquier otro auxiliar de los tribunales.

5. Funcionarios del Ministerio Público y demás funcionarios por razón de su cargo.

6. Los estudiantes de Derecho.

7. Cualquier otra persona autorizada por el juez o la ley. En el caso de medidas cautelares que, dada su naturaleza, se practican inoída parte, solo tendrán acceso disponible la parte proponente. La parte contra la cual recaiga la medida tendrá acceso al expediente una vez se haya completado su objeto. Mientras esté pendiente la notificación de la demanda, el demandado tendrá acceso al expediente una vez que se surta la notificación respectiva. Sin perjuicio de lo anterior, los documentos electrónicos que ingresen al Expediente Judicial Electrónico deberán estar disponibles para consulta, según lo dispuesto en la ley, excepto que se trate de procesos o documentos que, por virtud de una disposición legal, contengan información de carácter reservado o de acceso restringido.

Certificaciones.

El Sistema Automatizado de Gestión Judicial emitirá la certificación de presentación de demandas o acciones para fines legales, solicitada por la parte, que será realizada por el secretario del juzgado o tribunal en que queda radicada la demanda o acción de que se trate.

Firma de documentos y actuaciones.

Todo documento, gestión o actuación judicial incorporado o surtido en el expediente electrónico requerirá la firma digital, electrónica u holográfica del respectivo suscriptor, acreditado como usuario del sistema, que haya sido reconocida y registrada en la forma prevista en la ley.

La firma digital de los usuarios del sistema deberá ser acreditada ante el Órgano Judicial mediante procedimientos tecnológicos que salvaguarden la identificación y autenticidad de la firma, y que permitan su acceso de manera segura y confiable.

Para los fines de este Código, son usuarios del sistema los jueces, magistrados y auxiliares del tribunal, así como también las partes, los apoderados judiciales y demás intervinientes del proceso.

Equivalencia.

Los documentos y actuaciones procesales ingresados al expediente electrónico, con la correspondiente firma electrónica, así como los ingresados y gestionados por los usuarios del sistema, serán equivalentes a los documentos originales firmados con la firma ológrafa.

El documento firmado electrónicamente se presume auténtico mientras no sea objetado en el proceso.

Dentro del Expediente Judicial Electrónico, las resoluciones judiciales y demás actuaciones emitidas por el juez o magistrado llevarán la firma electrónica calificada, la cual haya sido reconocida y registrada en la forma prescrita en la ley.

Las certificaciones, informes y demás diligencias que, por disposición legal, únicamente requieran para su expedición de la firma del secretario judicial o alguacil ejecutor del tribunal serán firmados electrónicamente por estos.

Las resoluciones judiciales, una vez firmadas por el juez o magistrado, serán refrendadas por el secretario judicial de forma electrónica.

Ingreso de documentos sin firma electrónica.

Todo escrito, memorial o petición incorporado por un apoderado judicial de la parte, para activar la acción civil o para su incorporación al expediente electrónico, que no cuente con la firma electrónica o que no haya sido acreditada en la forma indicada en los artículos anteriores, será admitido por el tribunal, siempre que pueda corroborarse la autenticidad de la firma del remitente cuando así sea requerido.

En estos casos, el tribunal agregará el documento al expediente electrónico y tendrá como fecha de presentación, aquella en la que el escrito es recibido en el Registro Único de Entrada o tribunal de la causa, según sea el caso.

La autenticidad de la firma del remitente se acreditará con la presentación de documento original dentro de los cinco días siguientes a la recepción del escrito ingresado electrónicamente.

Si se trata de la presentación de una gestión procesal que deba cumplirse dentro de un determinado plazo o término legal, que sea presentado fuera del término indicado en el párrafo anterior, se tendrá por precluido y sin valor probatorio.

Plazos y términos.

Los términos señalados para la realización de actos procesales son perentorios o improrrogables, salvo disposición expresa en contrario.

Los términos legales corren por ministerio de la ley sin necesidad que el juez exprese su duración.

Para los efectos de este Código, por días se computarán los hábiles y cuando se refiera a meses se entenderán calendario, pero cuando sea feriado o de fiesta nacional el último día del término, este se prolongará hasta el próximo hábil.

Los términos judiciales son aquellos fijados por el juez cuando la ley no los haya fijado, de conformidad con la naturaleza del proceso y la importancia del acto o diligencia, procurando siempre que no se exceda de lo necesario para lo cual se otorgó.

El juez puede prorrogar este término a solicitud de parte, formulada antes de su vencimiento, cuando considere que se justifica para el cumplimiento del propósito por el cual fue fijado.

Cómputo del término legal e intervención del juzgador.

Cuando el día señalado no se pueda efectuar una diligencia o acto por haberse suspendido el despacho público o el término correspondiente, tal diligencia se practicará el día hábil siguiente en las mismas horas ya señaladas sin necesidad de nueva resolución.

Si en un proceso distinto se ha señalado la práctica de una diligencia para la misma hora, de una previamente fijada, el juez podrá a su prudente arbitrio decretar un señalamiento distinto, en cualquiera de los procesos afectados, conciliando los intereses de las partes y procurando que la nueva fecha sea preferiblemente el día siguiente inmediato, en la medida de lo posible.

Mediante proveído de mero obedecimiento, el juez podrá prorrogar el término que esté por vencer en cualquiera de los dos procesos, únicamente en la medida en que ello sea indispensable para llevar a cabo las respectivas diligencias.

Si, en este caso, el día hábil siguiente coincidiera con el último del término fijado para presentar pruebas o se trate de diligencias de esta clase, el juez podrá prolongar el término por un día hábil más.

Cómputo del término. En el cómputo de los términos se observarán las siguientes reglas:

1. Los términos de horas empezarán a correr desde la hora siguiente en que se haga la respectiva notificación y los términos de días desde el día siguiente al que tenga lugar la notificación.

2. Si un término es común para varias partes, se contará desde el día siguiente a aquel en que la última persona ha sido notificada.

3. El término de la distancia será fijado por el juez atendiendo a la mayor o menor facilidad de comunicaciones.

4. Un término que por convenio se haya señalado y se hiciera notificación personal, comenzará a correr desde la última notificación de la resolución que la aprueba.

5. El término que se conceda en audiencia a quienes estaban obligados a concurrir a ella correrá a partir de su otorgamiento. En caso contrario, correrá a partir del día siguiente al de la notificación de la resolución que lo concedió.

6. El término que se conceda fuera de audiencia correrá a partir del día siguiente al de la notificación de la providencia que lo concedió.

Inicio del cómputo del término.

El secretario judicial deberá dejar constancia en el expediente y cuadernos accesorios del día en que comienzan a correr los términos y del día en que cesan.

Esta regla se aplicará a los casos de suspensión de términos, excepto que se trate de días de fiesta o duelo nacional.

El error en el cómputo o la omisión en dejar constancia del día en que comienzan a correr los términos y el día en que cesan, no afectará el cómputo de los términos correspondientes.

Preclusión del término judicial.

Toda actuación o gestión judicial deberá cumplirse dentro del término designado para tal efecto.

Vencido un término se perderá la oportunidad de realizar el acto y el tribunal rechazará de plano la gestión presentada con posterioridad.

Ningún término vencido podrá ser prorrogado.

Vencido un término, si la parte no ha hecho uso de su derecho, los trámites del proceso continúan.

Todo perjuicio por omisión es imputable al que incurrió en ella, salvo el derecho a reclamar el perjuicio que la ley concede a la parte perjudicada contra su apoderado judicial o representante legal negligente u omiso.

Se entenderá presentada dentro del término la actuación procesal que sea ingresada en el Expediente Judicial Electrónico hasta las 23:59.59 horas del último día del término fijado para cumplirla oportunamente.

Insistencia en la presentación de un escrito.

Todo escrito, para que sea agregado al expediente, debe presentarse dentro del término.

Cuando una parte ingrese un escrito al expediente electrónico e insista en que sea admitido por estimar que fue tramitado dentro del término correspondiente, se dejará constancia de esta circunstancia en el documento.

El juez decidirá si el escrito ha sido presentado en término y ordenará que se le dé el curso que corresponda; si considera que fue presentado extemporáneamente, así lo declarará, mediante proveído, caso en el cual dicho escrito no tendrá valor alguno.

Si se hace la presentación física del escrito, el servidor judicial ante quien se presente dejará constancia en el documento de la insistencia de la parte y lo pasará al juez para que decida lo que corresponda conforme a lo indicado en el párrafo anterior.

Término para emitir resoluciones, proyectos y vistas.

En el curso del proceso, los jueces y magistrados dictarán sus resoluciones, a más tardar, dentro de cinco días, si fuera providencia, y dentro de diez días, si fuera auto.

Las resoluciones que pongan fin al proceso serán proferidas en el acto de audiencia, salvo en los supuestos permitidos en este Código.

El juez debe decidir los procesos en el orden en que hayan ingresado al tribunal, salvo la prelación legal.

Los procesos en los que una de las partes sea una persona con discapacidad, adulto mayor, con una enfermedad grave o bajo patrocinio procesal gratuito podrán tener prelación frente a los demás, según el prudente arbitrio del juzgador.

En los procesos que conozcan los tribunales colegiados, el juez o magistrado sustanciador deberá presentar el proyecto de resolución que decida el negocio en un término no mayor de treinta días contado desde que recibe el expediente.

Para el estudio del proyecto de resolución, cada magistrado o juez dispondrá de un término común de hasta de diez días contado desde que el expediente electrónico ingresa al respectivo despacho.

En caso de que se haya cambiado el magistrado o juez, los términos correrán a partir de que asuma el cargo respectivo.

Duración del proceso.

La sentencia de primera o única instancia será expedida en un término no mayor de un año contado desde la notificación del auto que admite la demanda o mandamiento ejecutivo a la parte demandada o ejecutada, salvo que medie interrupción por causa prevista en la ley o por acuerdo de las partes.

El término para resolver la segunda instancia no será mayor de seis meses contado desde el reparto del expediente en el tribunal superior.

Antes del vencimiento del término para proferir la sentencia en la primera instancia, las partes podrán acordar la prórroga por un plazo no mayor de tres meses.

El término para dictar la sentencia de primera instancia no se interrumpirá por la presentación de peticiones o recursos que, al resolverse, sean calificados por el juez o magistrado como empleados con manifiesto propósito dilatorios.

También se producirá la interrupción del término en los procesos calificados como causas complejas por existir pluralidad de pretensiones o de partes, lo cual deberá ser declarado previamente por el tribunal y notificado a las partes.

Los jueces y magistrados ejercerán los poderes de dirección del proceso para velar que se cumplan los términos y plazos previstos en este Código para la realización de las actuaciones procesales, con el objeto de proferir las sentencias dentro de los plazos señalados en este artículo.

Vencido los términos respectivos sin que se haya dictado la sentencia correspondiente, el juez o magistrado perderá competencia para continuar conociendo del proceso, quien deberá remitirlo al día siguiente del vencimiento al juez o magistrado que le siga en turno, el cual asumirá la competencia del proceso mediante proveído de mero obedecimiento, sin necesidad de reparto.

Al juez o magistrado que haya perdido la competencia por esta circunstancia, se le asignará un expediente adicional al número que le corresponda en el reparto.

Toda actuación posterior al vencimiento del plazo realizada por el juez o magistrado que haya perdido competencia carecerá de eficacia jurídica.

El juez o magistrado que aprehenda el conocimiento del proceso deberá dictar la sentencia en un término no mayor de seis meses contado desde la fecha en que recibe el expediente.

Además, deberá informar a la Sala de Negocios Generales de la Corte Suprema de Justicia para que adopte las medidas que correspondan y al Consejo de Administración de la Carrera Judicial para los fines de la evaluación del desempeño del juez o magistrado que haya perdido la competencia por vencimiento del plazo.

Cuando no haya otro juez competente en la circunscripción territorial de que se trate, el proceso será asignado por la Sala Cuarta al juez suplente y, en caso de que no haya suplente, al tribunal más próximo, que asumirá la competencia.

Suspensión del término.

Los plazos y términos judiciales se suspenden para todos los procesos en curso en los días en que, por cualquier circunstancia, no se abra el despacho judicial, comprendidos entre estos los días de fiesta y duelo nacional.

Si se decreta el cierre de los despachos públicos a cualquier hora del día, todo este será inhábil.

No obstante, se estimarán válidas las actuaciones y gestiones realizadas con anterioridad al cierre del despacho.

Si se decreta el cierre un día que sea hábil conforme a la ley, se procederá a comunicarlo a través de los medios tradicionales de fijación de un cartel en un lugar visible del tribunal e igualmente haciendo uso de los medios tecnológicos que faciliten dicha comunicación a los usuarios.

También se suspende el término en un proceso específico por caso fortuito o de fuerza mayor que haga imposible la realización del acto procesal, declarado de oficio o por petición de la parte que haya sufrido la causa, por una sola vez, debiendo reiniciarse desde el momento que haya cesado la causa a que motivó la interrupción.

Siempre que por resolución judicial haya de suspenderse un término cualquiera, la suspensión se verificará desde la hora en que se dicte dicha resolución.