LIBRO SEGUNDO Actividad Procesal

Activación de la jurisdicción civil.

La jurisdicción civil se activa mediante el ejercicio de la acción con la presentación de la demanda, la solicitud de medida cautelar o la petición de actuación judicial en la causa de que se trate, entablada por la persona interesada ante el tribunal competente en la forma prevista en este Código, excepto en los casos que expresamente la ley autorice.

Exención del pago de tributos.

Toda demanda, petición o gestión que se proponga ante la jurisdicción civil, así como toda actuación judicial, se hará libre de impuesto, tasas o contribución nacional o municipal y del pago de cualquier clase de derechos.

La correspondencia oficial, los expedientes, exhortos, comunicaciones y demás actuaciones judiciales cursarán libre de franquicia postal por los correos nacionales y demás agencias de transporte de valijas y distribución de documentos que contrate el Órgano Judicial para la prestación del servicio.

Formas comunes de los memoriales. La presentación de memorial o escrito contentivo de la demanda, la contestación y petición se sujetará a las siguientes reglas generales:

1. El documento será presentado ante la respectiva oficina de servicios comunes o ante la Secretaría Judicial del Tribunal, en formato electrónico o soporte físico, con indicación expresa, en el margen superior de la primera página, del tipo de proceso de que se trate y la mención de las partes, así como la identificación de la instancia judicial al cual se dirige.

2. Presentado el escrito, el tribunal le dará el curso que corresponda de acuerdo con la finalidad que resulte de su contenido, aunque adolezca de algunas de las características comunes descritas en el numeral anterior u otro aspecto de carácter meramente formal.

3. Lo dispuesto en los numerales anteriores se aplicará también a todo recurso, incidente, excepción o petición que se presente en el curso del proceso.

4. Toda actuación judicial se efectuará en idioma español. Los documentos anexos a los memoriales, redactados en otro idioma, deberán presentarse al tribunal con la traducción, dentro de los diez días siguientes a su recibo.

5. El tribunal deberá contar con las facilidades para recibir documentos o tomar declaraciones presentadas por persona que no hable español o que no pueda comunicarse por tener alguna limitación auditiva o visual, incluyendo la designación de intérprete oficial o quien designe la interesada, así como la disponibilidad de sistemas de lectura y escritura para personas con discapacidad visual y de señas para las personas que tengan limitación del lenguaje o habla.

6. De todo escrito presentado se deberá extender acuse de recibo por parte del tribunal respectivo, para constancia de la hora y fecha de su presentación, en el mismo soporte o formato que haya ingresado.

7. Toda demanda o petición presentada al tribunal, que deba darse en traslado a otra parte, será acompañada de copia con la cual se surtirá el traslado. Las copias serán cotejadas con sus respectivos originales en el momento de su publicación en el expediente electrónico o de su presentación y con estas se surtirá el traslado.

Forma de suplir la presentación personal.

En los casos que sea indispensable la presentación personal de un escrito en el tribunal y la persona no pueda trasladarse al lugar respectivo, podrá hacer que se coloque nota de presentación ante la oficina de servicios comunes o la Secretaría Judicial del Tribunal del lugar donde se encuentre, por un notario o, a falta de estos, por el secretario del Concejo Municipal del lugar.

En cualquiera de estos casos, se entenderá suplida la presentación personal, pero la fecha de presentación será la que coloque el tribunal al cual va dirigido.

Si la persona se encuentra privada de libertad, podrá presentar el escrito ante el encargado de su custodia, quien la transmitirá inmediatamente al funcionario o persona a quien va dirigido.

Si el interesado se encuentra en el extranjero, podrá acudir al respectivo funcionario diplomático o consular panameño o al de una nación amiga para que se ponga la nota de presentación personal.

Expedición de copias de las actuaciones.

A petición de las partes, intervinientes y auxiliares se expedirá, a sus costas, copias autenticadas de todo escrito que repose en el tribunal, excepto que se trate de documentos que contengan información confidencial o de acceso restringido según la ley por motivos de afectación a la intimidad de una de las partes.

A las copias así expedidas se les adicionará las notificaciones, recursos y demás constancias que el despacho judicial estime pertinentes.

Si se solicita copia de una resolución que ha sido revocada, anulada, invalidada o de cualquier otro modo modificada, deben hacerse constar de oficio estas circunstancias.

También se dejará constancia de los recursos interpuestos y pendientes de decisión.

El tribunal deberá suministrar a las partes copias de las actas de las audiencias, diligencias probatorias y de toda sentencia o auto que le ponga fin al proceso.

Retiro de expedientes.

Los expedientes y demás piezas procesales solo podrán salir del tribunal en los casos en que la ley o este Código lo autoricen expresamente.

Las partes no podrán retirar del despacho judicial los expedientes ni ninguno de los documentos originales, escritos o pruebas, excepto en los casos de desglose o de sustitución por el formato electrónico dentro del Centro de Custodia de Expedientes Vigentes, o en el caso de retiro con fines de formalización del recurso de casación de ser necesario.

Corresponderá al tribunal y al Centro de Custodia de Expedientes Vigentes velar por la integridad del expediente electrónico, siendo responsable en los casos de pérdida de piezas procesales.

Impulso del proceso.

El impulso y la dirección del proceso corresponde al tribunal.

No obstante, en cualquier proceso, las partes podrán pedir, en forma verbal o escrita, la reiteración de oficios o exhortos, nuevo señalamiento de fechas, expensas de la litis, devolución de cauciones, emplazamientos y, en general, que se cumpla cualquier diligencia o trámite decretado o que se impulse el proceso.

Cuando la petición se formule verbalmente, se levantará una diligencia en que conste la solicitud, la cual será suscrita por el peticionario y el secretario judicial.

Hora de inicio de las actuaciones.

En todo proceso judicial, las actuaciones o diligencias deberán iniciar a la hora programada para ello por el respectivo tribunal.

Uso de las tecnologías.

Para facilitar y agilizar el acceso a la justicia, se emplearán plataformas y tecnologías de la información y las comunicaciones en los procesos judiciales por medio de un Sistema Automatizado de Gestión Judicial habilitado para efectuar todo tipo de acto procesal, siempre que se asegure el acceso, la transparencia, autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad, conservación, seguridad e interoperabilidad de los datos, informaciones y servicios que se gestionen, así como la protección de los datos personales.

Las plataformas tecnológicas contarán con facilidades que garanticen el acceso efectivo a las personas con discapacidad a todas las fases del proceso.

Los actos procesales también podrán efectuarse mediante el uso de la inteligencia artificial, las aplicaciones y los dispositivos de soporte y de transmisión de datos.

El Órgano Judicial determinará el tipo de acto procesal que podrá tramitarse mediante el uso de tales medios tecnológicos, en la medida que garanticen la inmediación del juez, favorezcan la transparencia, compatibilicen con los parámetros éticos y sean de utilidad para los fines de la Administración de Justicia.

Las herramientas provistas por la inteligencia artificial no reemplazarán el razonamiento hum ano del juez o magistrado.

El Órgano Judicial proveerá terminales de consulta a disposición de los usuarios del sistema, así como equipos de digitalización para la presentación de documentos en los Expedientes Judiciales Electrónicos.

El Órgano Judicial también adoptará las medidas necesarias para procurar que todas las autoridades judiciales cuenten con las condiciones técnicas y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional, por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar expedientes electrónicos, así como también procesos contenciosos y de la jurisdicción voluntaria en línea de manera gradual, por despachos judiciales o zonas geográficas del país, de acuerdo con la disponibilidad de condiciones técnicas para esto.

Comunicaciones electrónicas.

Todas las comunicaciones entre el Órgano Judicial, las entidades del Estado, sus usuarios o los particulares se harán preferentemente por medios electrónicos, que tendrán la misma validez que las realizadas en soporte papel.

El tribunal tendrá en cuenta a las personas que presenten alguna discapacidad que les impida conocer la comunicación, caso en el cual procurará que esta se curse a través de otros medios que les facilite la comunicación judicial de que se trate.

Uso del correo electrónico.

El correo electrónico será el medio de transmisión de datos de uso preferencial en las actuaciones judiciales.

Se presume la autenticidad de los memoriales, documentos y demás comunicaciones cruzadas entre las autoridades judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso.

De todo correo se deberá dejar constancia en el expediente electrónico de la confirmación de envío y de su recepción en el punto de destino.

Cuando este Código se refiera al uso de correo electrónico, dirección electrónica, medios magnéticos o medios electrónicos, se entenderá que también podrán utilizarse otros sistemas de envío, transmisión, acceso y almacenamiento de mensajes de datos siempre que garanticen la autenticidad e integridad del intercambio o acceso de información.

En todo caso, el documento original remitido por el correo electrónico o por cualquier otro medio telemático de transmisión de datos deberá permanecer en custodia de quien hace la remisión hasta que sea requerido para su cotejo o se emita la resolución que le ponga fin a la instancia en que se presentó.

Uso de medios tecnológicos.

Las audiencias y diligencias podrán realizarse por videoaudiencias, audiencias virtuales u otros medios de comunicación de similar tecnología cuando la comparecencia personal no sea posible.

El juez deberá confirmar la identidad de los participantes.

El juez deberá cerciorarse si alguno de los intervinientes en la audiencia o diligencia que se realice por medios tecnológicos es una persona con discapacidad, para adoptar las medidas necesarias que garanticen la transmisión y comprensión adecuada del intérprete.

Expediente electrónico.

En los procesos civiles las actuaciones judiciales del tribunal y de las partes se registran por medio del expediente electrónico, canalizado a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial.

El expediente electrónico contendrá todos los documentos recibidos, así como de las actuaciones y gestiones que surjan y se promuevan en el proceso, en cada instancia, ordenadas de manera secuencial y cronológica.

En el expediente electrónico, el reparto de las demandas, acciones, recursos y solicitudes, presentados en formato físico ante la respectiva oficina de servicios comunes, secretaría judicial o enviados a través de internet al Sistema Automatizado de Gestión Judicial, se realizará de manera automática, aleatoria y equitativa.

El reparto automatizado de expedientes electrónicos se regirá por las reglas únicas, de aplicación nacional, adoptadas al efecto por el Pleno de la Corte Suprema de Justicia, mediante acuerdo.

Las actuaciones de los abogados durante las horas o días inhábiles podrán ser enviadas al expediente electrónico a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial.

Protección del expediente electrónico.

El expediente electrónico será protegido mediante el uso de código de seguridad inalterable e inviolable, y deberá ser almacenado en un medio de soporte electrónico que garantice la preservación e integridad de las actuaciones procesales y de los datos personales.

Cuando ocurra alguna interrupción en el Centro de Datos del Órgano Judicial, que afecte el funcionamiento del Sistema Automatizado de Gestión Judicial, el administrador de dicho centro emitirá una certificación del periodo exacto de interrupción.

Ingreso de documentos al expediente.

Los documentos electrónicos que ingresen al Expediente Judicial Electrónico deberán estar disponibles para consulta, según lo dispuesto en la ley, excepto que se trate de procesos o documentos que, por virtud de una disposición legal, contengan información de carácter reservado o de acceso restringido.

Los poderes, pruebas y evidencias que se acompañen a la demanda, contestación, incidente o medida cautelar podrán ser digitalizados y enviados, a través de internet, al Expediente Judicial Electrónico, o presentados junto con el respectivo escrito, en formato físico, para su digitalización.

Si son enviados por internet, deberán presentarse físicamente en el Registro Único de Entrada dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción en el sistema; de lo contrario, se tendrán por no presentados.

Quedan excluidos de la presentación física, los memoriales y escritos de los apoderados, que se cursarán en formato electrónico.

Con excepción de los procesos en que deban ser presentadas en el acto de audiencia, las pruebas y evidencias deberán presentarse físicamente al tribunal, dentro de las oportunidades y plazos previstos en este Código, junto con su reproducción en formato electrónico.

De no acompañarse las pruebas en soporte digital, estas deberán digitalizarse en el Órgano Judicial antes de remitirlas al Centro de Custodia de Expedientes Vigentes, donde se conservarán y quedarán a disposición del tribunal de la causa hasta que se ordene el archivo definitivo del proceso.

En el tribunal donde no exista Centro de Custodia de Expedientes Vigentes, las pruebas se conservarán en el tribunal de la causa.

Digitalización de un medio de prueba.

En caso de que no sea posible la digitalización de un medio probatorio, atendiendo a su dimensión o características, este será depositado en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes y, en su defecto, en el tribunal de la causa.

De esta circunstancia, se dejará constancia en el respectivo Expediente Judicial Electrónico y, además, de ser viable se realizará una reproducción fotográfica de la prueba, la cual será incorporada a dicho expediente.

Ingreso de escritos en horas inhábiles.

En el Expediente Judicial Electrónico todo escrito, documento, demanda, acción, recurso o gestión podrá ser presentado o realizado a cualquier hora del día, pero el que sea presentado fuera de las horas de despacho judicial o en días inhábiles, se entenderá presentado o realizado, según el caso, en la hora o el día hábil siguiente.

Ingreso oportuno de escritos.

Cuando en el proceso esté corriendo un término para la presentación de un escrito, documento o gestión de la parte, este se entenderá oportunamente presentado si es ingresado al expediente electrónico hasta las 23:59:59 horas del último día señalado para el vencimiento del término respectivo.

Registro de gestiones en el expediente.

Todo ingreso, gestión y documento o escrito incorporado por una de las partes dentro del expediente electrónico quedará registrado en el historial de eventos del respectivo expediente.

La parte deberá verificar que se registró el evento en el expediente.

El Sistema Automatizado de Gestión Judicial generará un reporte automático del ingreso que podrá ser capturado o conservado por la parte interesada como constancia de la operación.

Destrucción de documentos por retiro o digitalización.

Las partes podrán retirar los escritos y memoriales que hayan presentado, una vez sean digitalizados e incorporados al Expediente Judicial Electrónico, en el plazo de cinco días hábiles, contado a partir de su presentación, sin necesidad de solicitar el desglose a que se refiere el artículo

188. Vencido este plazo, el juez ordenará, dentro de los cinco días siguientes, la destrucción de los documentos que no hayan sido retirados en el plazo indicado.

Se exceptúan de lo previsto en el párrafo anterior los poderes, pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución o consignados como pago de canon de arrendamiento u otra obligación, los que se preservarán en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes y, en su defecto, en el tribunal de la causa hasta su archivo.

La destrucción de los documentos y evidencias aportados físicamente al expediente electrónico se hará con base en principios de reciclaje, reducción y reutilización, de manera segura, velando siempre por la protección de los datos personales.

El acto de destrucción de documentos se efectuará periódicamente, en presencia del secretario del despacho o quien este designe, un auditor judicial y dos testigos designados por el juez que pueden ser servidores judiciales no adscritos al despacho.

Se levantará un acta que será ingresada al expediente electrónico.

La fecha de la diligencia será comunicada a las partes por los medios previstos en este Código, sin que su ausencia impida la realización.

Las partes podrán retirar las piezas procesales de su interés en cualquier tiempo antes de la destrucción.