Capítulo VI Comunicaciones Judiciales

Finalidad. Los actos de comunicación garantizan un proceso sin indefensión, al permitir que todo aquel que deba participar en un litigio o petición pueda efectivamente defender sus derechos e intereses legítimos, a menos que, a pesar de mediar comunicación, permanezca inactiva por decisión propia con lo cual se presenta en desventaja frente a su opositor. Las actuaciones y resoluciones del tribunal se comunicarán a las partes, intervinientes, terceros y autoridades mediante los siguientes instrumentos oficiales:

1. Notificaciones, cuando la comunicación tenga por objeto poner en conocimiento el contenido de una resolución.

2. Emplazamientos, cuando la comunicación tenga por objeto la comparecencia de una persona para actuar dentro de un plazo.

3. Citaciones, cuando el tribunal requiera la presencia de una persona en el tribunal, con indicación del lugar, fecha y hora de la comparecencia.

4. Oficios, para la comunicación con autoridades judiciales y no judiciales, en los que se ordene a la ejecución de una determinada actuación a ser aportada dentro del proceso o para solicitar información, datos o documentos que consten registradas, archivadas o certificadas en entidades públicas o particulares.

Procedencia.

Por regla general, toda resolución judicial debe ser notificada en la forma prevista en este Código para comenzar a surtir sus efectos.

La notificación es el acto por el cual se pone en conocimiento de las partes, de otras personas o de quien debe cumplir una orden o cumplir una función dentro del proceso el contenido de la decisión judicial.

Todas las resoluciones judiciales se notificarán en el mismo día o al siguiente de su fecha de expedición.

Formas de notificación. Las notificaciones se realizarán en el mismo día o al día siguiente de la fecha de la resolución o diligencia, y se harán a las partes del proceso y a sujetos que no lo son, como los intervinientes y terceros, en aquellos casos previstos en la ley. También se notificará de la pendencia del proceso a las personas que, según se desprende del expediente, puedan verse afectadas por la sentencia que en su momento se dictará. Surtirán sus efectos, sin necesidad de notificación, las resoluciones que por disposición especial de la ley deban cumplirse de inmediato, sin intervención de la parte, como las que se decretan en procedimiento de medidas cautelares y otras similares expresamente previstas en este Código, las cuales serán notificadas después de cumplidas. Las notificaciones de las resoluciones o actos procesales pueden surtirse bajo las siguientes formas:

1. Notificación oral, es la que tiene lugar en el acto de audiencia y la que se realice por algún medio técnico adecuado para las personas con discapacidad.

2. Notificación personal, es la que se realiza a la persona requerida por su calidad de parte, interviniente o tercero dentro de un proceso de manera presencial ante el servidor judicial o notario. La notificación personal se practicará comunicando la resolución del tribunal a aquellos a quienes deba ser notificada, por medio de una diligencia en que se expresará en letras el lugar, hora, día, mes y año de la notificación. La diligencia será firmada por el notificado o un testigo por él, si no puede o no quiere firmar, proporcionando copia de la resolución objeto de notificación.

3. Notificación escrita, es la que se efectúa por vía de correo electrónico, edicto, casillero electrónico judicial, apartado postal o por cualquier otro medio tecnológico que permita dejar constancia fehaciente en el expediente de la recepción, fecha y del contenido de lo comunicado.

Notificación oral.

La comunicación de las resoluciones y actuaciones decididas en audiencia se surten en forma oral en el acto y se tendrán por notificadas el día de su celebración a quienes estén presentes y a las partes ausentes previamente notificadas del acto.

A las partes ausentes, además, se le remitirá copia del acta de la audiencia mediante mensaje de datos enviado a su correo electrónico, servicio de mensajería o domicilio registrado en el tribunal, para el conocimiento de lo decidido en la audiencia.

Notificación personal. Deberán hacerse personalmente las siguientes notificaciones:

1. El auto admisorio de la demanda, la demanda corregida, la demanda de reconvención, la demanda de coparte, la del auto de mandamiento ejecutivo y, en general, la primera resolución que deba notificarse en todo proceso a la parte contraria a la proponente.

2. La sentencia de primera instancia.

3. A los terceros y a los servidores públicos en su carácter de tales, la del auto que ordene citarlos debido a que se ordena que deben ser integrados al proceso.

4. La resolución de citación para reposición y pérdida de un expediente; el auto de suspensión como medida cautelar; la resolución que admite la pretensión de una tercería excluyente, de una denuncia de pleito; la citación de llamamiento al proceso; la citación del llamamiento al poseedor de una cosa; la designación de nuevo apoderado por fallecimiento o renuncia de este, en los casos de ilegitimidad de personería y falta de capacidad para comparecer al proceso; el auto que acoge un interdicto de perturbación de posesión; la orden de restitución por despojo o por causa distinta; el auto que ordena la remisión de informe a razón de un despojo o lanzamiento emprendido por servidor público; la orden de suspensión en procesos de denuncia de obra nueva y obra ruinosa; la orden de desahucio al arrendatario o a las personas que habitan el bien en caso del fallecimiento del primero, y la citación a los acreedores con garantía real sobre un bien inmueble en procesos ejecutivos y de expropiación.

5. La resolución en que se decrete apremio corporal o sanción pecuniaria.

6. Los incidentes que se promuevan contra terceros o auxiliares judiciales dentro del proceso.

7. Las demás resoluciones que expresamente señale la ley. A los agentes del Ministerio Público o a cualquier otro servidor público por razón de sus funciones, se notificarán personalmente las resoluciones que corran en traslado la demanda, la demanda corregida, la demanda de reconvención, la demanda de coparte y, en general, la primera resolución que deba notificarse en todo proceso. Las notificaciones que se deban hacer personalmente en el expediente electrónico, a través del Sistema de Gestión Automatizado de Gestión Judicial, se tendrán por surtidas cuando el que deba notificarse lo haga por los canales de dicho sistema o cuando hayan transcurrido diez días hábiles contados a partir del día siguiente al que se dicte la resolución, lo que ocurra primero. Se exceptúa de esta disposición la notificación del traslado de la demanda y del auto de mandamiento ejecutivo. El Sistema Automatizado de Gestión Judicial también podrá enviar un aviso al correo electrónico, al casillero judicial electrónico o por cualquier otro medio electrónico, comunicando a la parte que se ha emitido una resolución que está pendiente de notificación personal. Las notificaciones que se deban hacer personalmente en el expediente electrónico o en formato físico se harán, de igual manera, a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial o cualquier medio tecnológico que la institución tenga a disposición, permitiendo el registro y actualización de datos, teniendo la misma validez que las realizadas en soporte papel. Cuando la notificación que, conforme a lo dispuesto en este artículo, se haga en un día inhábil, se tendrá por realizada el primer día hábil siguiente.

Tramitación de la notificación personal.

La notificación personal se diligenciará por conducto del Centro de Comunicaciones Judiciales, el servidor judicial encargado por el secretario judicial, el notario público o del juez de paz del lugar del domicilio de la persona requerida.

El funcionario encargado de la notificación podrá pedir, de ser necesario, el auxilio de la fuerza pública para llevar a cabo la diligencia judicial.

El funcionario encargado diligenciará la notificación a la persona requerida en el lugar indicado en la demanda, a quien notificará y entregará la resolución respectiva.

En caso de que la persona requerida no se encuentre en el domicilio indicado, el funcionario dejará la boleta de citación con la persona que se encuentre en dicho lugar, de lo cual se dejará constancia escrita que se agregará al expediente.

La persona requerida deberá comparecer al tribunal a notificarse dentro de los diez días siguientes a la visita.

La comparecencia al tribunal podrá hacerse por sí o por medio de apoderado judicial.

Si vencido el plazo indicado en el párrafo anterior, la persona requerida no comparece al tribunal, se fijará un edicto por el término de diez días en el tribunal y se publicará copia de él en un periódico de circulación nacional durante cinco días.

Si a pesar del emplazamiento no comparece, transcurridos diez días desde la última publicación en el periódico, se le nombrará un defensor de ausente con el que se seguirá el proceso.

En este supuesto, no será necesario el emplazamiento del demandando, si el demandante acredita ante el tribunal que entregó físicamente o que envió por correo electrónico copia de la demanda y sus anexos al demandado, lo que será certificado por el secretario judicial en el momento del ingreso de la demanda al tribunal de conocimiento.

Cuando la persona requerida, habiendo sido informada del motivo de la diligencia, se niegue a notificarse, el funcionario encargado extenderá en el acto la constancia de la negativa, copia de la cual será agregada al expediente, y se entenderá por notificada.

En caso de que el funcionario no pueda cumplir la diligencia debido a que el domicilio señalado en la demanda corresponde a una unidad inmobiliaria incorporada al régimen de propiedad horizontal, entregará la citación o la constancia de la visita al administrador del condominio o, en su defecto, a un miembro de la directiva, quien deberá entregarla inmediatamente a la persona requerida, siendo responsable de los daños y perjuicios que se originen de la omisión o demora en la entrega.

Los servidores judiciales solo podrán diligenciar las notificaciones dentro de la circunscripción donde tiene competencia el juez por cuya cuenta obren, excepto los jueces y magistrados del Primer, Segundo y Tercer Circuito Judicial de Panamá del Primer Distrito Judicial, los cuales podrán diligenciar las notificaciones en las circunscripciones de los otros sin necesidad de librar exhortos o despachos.

El Centro de Comunicaciones Judiciales podrá gestionar notificaciones a nivel nacional, por conducto de sus respectivas oficinas operativas.

El tribunal deberá notificar personalmente las resoluciones que deban hacerse saber en otra forma, si las partes lo solicitan siempre que no se haya efectuado la notificación de la respectiva resolución.

Puede, asimismo, hacerse la notificación personal aun después de fijado el edicto y antes de su desfijación.

Cuando la persona que deba ser notificada sea una persona con discapacidad, la notificación se surtirá, de ser necesario, con el apoyo de la entidad técnica que brinde asistencia a dichas personas.

El Órgano Judicial podrá dotar a los servidores judiciales encargados de diligenciar la notificación personal de dispositivos electrónicos que permitan el rastreo de su movilización, cuyos registros servirán de medio de trazabilidad para acreditar las gestiones llevadas a cabo para hacer efectiva la notificación.

El Órgano Judicial también podrá ofrecer el servicio de gestión de las comunicaciones judiciales mediante proveedores de servicios de mensajería, debidamente constituidos, a costas de la parte interesada.

Notificación personal por medio de notario.

La notificación personal también podrá realizarse por medio de diligencia notarial.

Para tales efectos, la parte interesada deberá solicitar al tribunal que expidió la resolución objeto de notificación que dirija oficio al notario público del circuito en que tenga su domicilio la persona que deba ser notificada con indicación de las generales de la persona a la cual se adjuntará la resolución que requiere ser notificada.

El notario practicará personalmente la diligencia de notificación y levantará el acta correspondiente, en la que se dejará constancia de haber gestionado la notificación, la negativa de la persona de ser notificada o de no haberla encontrado en el domicilio.

El acta notarial será presentada al tribunal por la persona interesada como evidencia de que se gestionó la notificación, copia de la cual entregará a la persona requerida o quien encuentre en el domicilio.

Cuando el notario intente efectuar la notificación al representante legal de una persona jurídica en el domicilio indicado en la demanda o en el fijado por las partes dentro del contrato como domicilio para fines de notificaciones, o en el inscrito en el Registro Público o en el aviso de operación, y no sea encontrado en dicho domicilio, el notario extenderá la certificación de la visita al domicilio que será entregada al tribunal y dejará copia de esta en el domicilio visitado.

En los supuestos indicados en los párrafos precedentes, la persona requerida deberá comparecer al tribunal, dentro de los diez días siguientes a la visita del notario, a completar la notificación.

Si no comparece, será emplazada por edicto en la forma indicada en el artículo anterior.

Los gastos que se generen por la diligencia la notificación mediante notario correrán por cuenta de la parte solicitante.

Notificación personal del apoderado.

Cuando una parte tenga constituido apoderado en el proceso, se harán a este las notificaciones respectivas, a no ser que la ley disponga que se hagan a la parte misma.

En caso de que se tengan varios apoderados, la notificación podrá hacerse a cualquiera de ellos.

El apoderado que desea examinar un expediente y tuviera pendiente alguna notificación personal que directamente ataña a él, dentro de dicho expediente, deberá previamente notificarse de la respectiva resolución.

En este caso, se le requerirá que se notifique y si no lo hace se dejará constancia en el expediente, con expresión de la resolución pendiente de notificación, lo que surtirá los efectos de la notificación personal.

El mismo procedimiento se seguirá en cualquier caso en que el apoderado rehúya una notificación personal sobre la cual le haya hecho requerimiento el secretario judicial.

La parte que constituya apoderado judicial se entenderá notificada de todas las resoluciones que se hayan dictado en el respectivo proceso, inclusive del auto admisorio de la demanda o mandamiento ejecutivo, siempre y cuando el apoderado haya sido notificado de dicha resolución.

Notificación en el domicilio del apoderado.

Si el apoderado que deba ser notificado personalmente no es hallado en la oficina, habitación, edificio o lugar que haya designado, en horas hábiles, se fijará en la puerta de entrada del local el edicto relativo a la resolución que debe notificarse y se dejará constancia de dicha fijación en el expediente.

Los documentos que sean preciso entregar en el acto, serán entregados a la persona que esté en dicha oficina, quien deberá identificarse ante el servidor judicial que lo requiera.

Cinco días después de la fijación quedará hecha la notificación y esta surtirá efectos como si hubiera sido hecha personalmente.

En caso de que no se pueda entrar a la oficina, el edicto se fijará en la puerta y los documentos que sean precisos entregar en el acto de notificación serán puestos a disposición de la parte en el tribunal, circunstancia que se dejará en el edicto y en el expediente.

Igual procedimiento se seguirá cuando la persona que se encuentre en la oficina rehúse colaborar en la diligencia.

Siempre que una persona figure en el proceso como representante de varias, o actúe en su propio nombre y como representante de otra, se considerará como una sola para los efectos de las citaciones, notificaciones, traslados, requerimientos y diligencias semejantes.

Tanto el apoderado principal como el sustituto, al ejercer el poder, deberán señalar oficina en el lugar sede del tribunal, para los fines de las notificaciones personales que deban hacérseles, así como su correo electrónico o, en defecto, su apartado postal.

Si el apoderado omite señalar el lugar en donde deban hacérsele las notificaciones personales en la sede del tribunal, se le harán todas las notificaciones por medio de edicto electrónico mientras dure la omisión.

El tribunal dejará constancia de esto en el expediente.

La resolución que se dicte es irrecurrible.

Notificación por correo electrónico.

Se notificarán por correo electrónico las resoluciones y actuaciones judiciales a los apoderados y demás intervinientes que previamente lo hayan indicado como medio para recibir notificaciones del tribunal.

La notificación por vía del correo electrónico se entenderá válidamente cumplida con la remisión de la copia de la resolución o de la actuación y con la constancia fehaciente que se incorpore al expediente de haber sido enviada la diligencia, la fecha de recepción y el acuse de recibo.

El secretario judicial certificará la notificación efectuada por este medio, la que surtirá efectos a partir de la fecha en que fue remitida la actuación o resolución.

También se entenderá cumplida la notificación efectuada por vía telemática, apartado postal, casillero judicial electrónico u otro medio técnico que permita el envío y recepción de escritos y documentos, siempre que se garantice la autenticidad de la comunicación y de su contenido, y quede constancia fehaciente en el expediente de la recepción, de su fecha y del contenido de la resolución o actuación judicial notificada por alguno de estos medios.

Notificación por edicto electrónico.

La notificación de las resoluciones y actuaciones judiciales también se efectuará por edicto electrónico, excepto aquellas que requieran notificación personal.

El edicto de notificación deberá contener la expresión del proceso en el que ha de hacerse la notificación, la fecha y la parte resolutiva de la providencia, auto o sentencia que deba notificarse.

El edicto será fijado en el portal del Sistema Automatizado de Gestión Judicial el mismo día de dictada la resolución y su fijación durará cinco días.

Los edictos llevarán una numeración continua y formarán un archivo electrónico que se conservará en la Secretaría Judicial.

Copia impresa del edicto electrónico será fijada en la sede del tribunal por el mismo término.

Este edicto se agregará al expediente con expresión del día y hora de su fijación y desfijación, y la notificación surtirá efectos legales desde la fecha y hora en la que fuera desfijado.

Los edictos electrónicos serán generados, publicados y almacenados en el Sistema Automatizado de Gestión Judicial y serán agregados en el respectivo expediente.

Indicación de domicilio y medios de notificación.

Para los fines de que tratan las disposiciones anteriores, desde que inicia el proceso, sea en la demanda principal o alguna petición, el demandante y su apoderado deberán indicar al tribunal el domicilio principal y el domicilio secundario si tiene, para recibir notificaciones, claramente identificado por sus señales, así como también el correo electrónico personal o profesional, el casillero judicial electrónico, teléfono móvil, residencial u oficina del apoderado.

Las señas domiciliarias del apoderado también deberán constar en el poder.

Asimismo, en todo tiempo, deberán poner en conocimiento al tribunal cualquier cambio de domicilio, correo electrónico o número de teléfono que ocurra en el curso del proceso, si estos se usan como medios para las notificaciones.

Lo dispuesto en los párrafos anteriores aplica también para el demandado, los terceros y demás intervinientes en el proceso, los cuales deberán proporcionar al tribunal los datos requeridos en el primer escrito que presenten.

Cualquier omisión respecto de lo dispuesto en este artículo no conllevará inadmisión o la corrección de la solicitud de que se trate, pero el juzgado realizará las notificaciones personales por edicto, mientras dure la omisión.

Resoluciones en segunda instancia.

Las resoluciones dictadas en segunda instancia se notificarán por edicto, salvo aquellas que dispone la ley deban notificarse personalmente.

Cuando tenga que hacerse la notificación por edicto, dos meses después de haber ingresado el proceso al despacho del magistrado sustanciador para fallar, se remitirá la copia de la resolución al correo electrónico o al casillero judicial electrónico.

De no tener correo electrónico o casillero judicial electrónico, la copia de la resolución se va a entregar a la persona que se encuentre en la oficina, habitación o lugar designado por el abogado.

Cumplida la entrega de la resolución, se fijará un edicto por el término de cinco días, quedando hecha la notificación desde su desfijación.

La falta de remisión de la copia del edicto no anula ni invalida la notificación, sin perjuicio de la sanción disciplinaria que pueda imponerse al secretario judicial por la omisión.

Conducta concluyente.

La notificación por conducta concluyente surte los mismos efectos de la notificación personal.

Cuando una parte o un tercero manifieste que conoce determinada resolución o la mencione en escrito que lleve su firma, o verbalmente durante una audiencia o diligencia, si queda registro de ello, se considerará notificada por conducta concluyente de dicha resolución en la fecha de presentación del escrito o de la manifestación verbal.

Excusas o negación de la notificación.

En todo caso en que la parte excuse una notificación personal manifiestamente o no quiera o no sepa firmar, el servidor judicial o notario público que la haya diligenciado hará constar tal situación al tribunal, con lo que se tendrá por cumplida la notificación para todos los efectos legales.

El funcionario encargado de diligenciar la notificación personal deberá permitir que la persona que no sepa o no pueda firmar, en caso de pedirlo, pueda ser notificada mediante persona a ruego.

Anuncios en el acto de notificación.

En el acto de la notificación no se admitirá al notificado otra manifestación que la de apelación, casación, allanamiento, desistimiento, la ratificación de lo actuado, la renuncia de trámites y términos u otro acto de igual naturaleza.

Puede también hacerse nombramiento de vocero, depositario, perito, testigo actuario, administrador o de cualquier otro cargo y la aceptación o no de esas designaciones.

En el expediente electrónico, las manifestaciones de que tratan los párrafos anteriores podrán realizarse por medio de documento electrónico.

Solicitud de emplazamiento.

Cuando el demandante o el interesado en una notificación personal manifieste que desconoce el paradero o lugar donde puede ser citado el demandado o quien deba ser notificado personalmente, se procederá al emplazamiento por edicto en la forma prevista en este Código.

Trámite de la solicitud de emplazamiento.

La manifestación que se desconoce el paradero de la persona demandada se tendrá por hecha bajo la gravedad de juramento y deberá hacerla el demandante de manera clara en el memorial por medio del cual se otorga el poder o mediante memorial firmado personalmente por el demandante en diligencia extendida ante el tribunal o ante notario o funcionario diplomático o consular de Panamá o de una nación amiga si reside en el exterior.

Cuando el demandante se encuentre ausente o no pudiera por otra causa hacer la manifestación correspondiente sobre el paradero del demandado, su apoderado en el proceso podrá hacerla, asumiendo las responsabilidades consiguientes.

Cualquiera que sea la forma que se siga, en el documento respectivo deberá expresarse con claridad la manifestación del demandante en el sentido de que desconoce el paradero del demandado.

Si el demandado se presenta antes de terminado el proceso, podrá promover incidente de nulidad, presentando prueba de que el demandante sí conocía su paradero al momento de la presentación de la demanda, en cuyo caso se decretará la nulidad y se enviará copia de lo conducente al Ministerio Público para efectos de que promueva la acción penal a que haya lugar de conformidad con la ley.

Si el proceso se encuentra terminado, el demandado podrá pedir su nulidad en proceso aparte o mediante demanda de revisión, en la que deberá probar la circunstancia a que se refiere el párrafo anterior.

Esta acción prescribirá en el curso de un año, a partir de la ejecutoria de la sentencia.

Si el demandado comparece al proceso y no pide, dentro de los cinco días siguientes, su anulación, el proceso quedará saneado.

También habrá lugar a la anulación del proceso si, habiéndose emplazado al demandado, se prueba que el apoderado del demandante conocía su paradero, aunque este no haya hecho el juramento, sino su poderdante.

Cumplidos los requisitos para el emplazamiento, se fijará un edicto por el término de diez días y se publicará copia de él en un periódico de circulación nacional durante cinco días.

Si a pesar de este llamamiento no compareciera el demandado, transcurridos diez días desde la última publicación en el periódico, se le nombrará un defensor con el que se seguirá el proceso.

Cuando el domicilio del demandado aparezca indicado en la demanda o en el poder y no fuera hallado en el lugar designado, se hará constar por el tribunal tal circunstancia en el proceso y se procederá a su emplazamiento en la forma indicada en el párrafo anterior, siempre que el demandante o su apoderado manifieste bajo juramento que desconoce el paradero del demandado.

Emplazamiento de persona jurídica.

Cuando la parte demandada sea una persona jurídica cuyo domicilio aparezca inscrito en el Registro Público o en el Ministerio de Comercio e Industrias, o haya sido fijado por las partes dentro del contrato como domicilio para fines de notificaciones, y no sea hallada en el lugar designado, el servidor judicial dejará constancia escrita de tal circunstancia en el proceso y se procederá a su emplazamiento.

En el caso de que se localice el lugar que aparezca inscrito en el Registro Público o el domicilio designado en la demanda o en el poder y no sea posible hacer la notificación por cualquier circunstancia al representante legal, se extenderá una nota informativa en el acto, que se entregará a un empleado de la persona jurídica o se dejará en el lugar, para que el representante legal comparezca al tribunal en el término de diez días a completar la notificación, con apercibimiento de que si no comparece se le emplazará por edicto, y será de su cargo los gastos del emplazamiento en todo caso.

El procedimiento establecido en este artículo también es aplicable en los casos en que deba citarse a alguna persona interesada que no haya comparecido en el proceso para cumplir la notificación personal.

Alcances del emplazamiento.

Cuando haya varias personas interesadas en un proceso y sean notificadas personalmente o emplazadas por edicto, se seguirá el proceso con las que comparezcan y las que no han sido notificadas personalmente se les nombrará un defensor para las que no han podido ser notificadas por medio de edicto emplazatorio.

Si alguno de los interesados se presenta durante el proceso, se le admitirá como parte en el estado en que se encuentre la causa, sin alterar su curso, y le perjudicará o aprovechará lo actuado hasta entonces.

Conforme a lo indicado en este artículo, los defensores de ausente que se designen en los casos de emplazamiento quedan obligados a oponerse a las pretensiones de la parte contraria a sus defendidos, negando lo pedido, los hechos y el derecho invocado por aquella y son responsables para con sus representados en los mismos términos que los apoderados.

El demandante está obligado a dar al defensor lo necesario para dichas expensas y si no lo hace se suspenderá el curso del proceso desde la fecha de su requerimiento.

Si por este motivo la suspensión se prolonga por un mes, se decretará la caducidad de la instancia, de oficio o a solicitud de parte.