Capítulo IV Reposición y Reconstrucción del Expediente

Pérdida o sustracción del expediente.

En caso de alteración, pérdida, ataques maliciosos, sustracción o cualquier otra forma de afectación a la integridad del expediente o de violación a los mecanismos de seguridad de los soportes tecnológicos del expediente electrónico, se procederá a solicitar la reposición de las piezas procesales o la reconstrucción inmediata del expediente afectado.

También se procederá a la reposición o la reconstrucción del expediente físico en caso de pérdida de piezas procesales o de destrucción total.

Informe de estado de situación del expediente.

De oficio o a petición de parte, el secretario judicial levantará el informe de la situación del expediente, con indicación detallada sobre el estado en que se encontraba en el momento del hecho, las partes e intervinientes en el proceso y las diligencias necesarias que deban cumplirse para la reposición de las piezas procesales o la reconstrucción del expediente.

El informe será puesto en conocimiento del juez o magistrado que conozca del proceso, quien ordenará de inmediato la reposición o la reconstrucción del expediente, según corresponda.

Trámite de reconstrucción.

En caso de pérdida parcial o total de un expediente, se procederá así:

1. El interesado formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en este.

La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez con base en una solicitud de reconstrucción o al actuar de manera oficiosa procederá de la siguiente forma: a.

Ordenar la incorporación inmediata de las copias de las actuaciones y resoluciones surtidas o emitidas dentro del expediente que reposen en sus propios registros, libros y archivos oficiales. b.

Recabar las copias de los actos y diligencias que puedan obtenerse de las oficinas o archivos de las entidades públicas. c.

Requerir a las partes y demás intervinientes que aporten las copias de las piezas anteriormente presentadas al proceso. d.

Si no existe copia o respaldo de las actuaciones pérdidas o extraviadas, ordenará que se repongan, para lo cual practicará las actuaciones necesarias que determinen su preexistencia y contenido. e.

De ser necesario, ordenará la reposición de las pruebas indispensables para decidir con arreglo a derecho. f.

Las partes podrán presentar las copias autenticadas que tengan en su poder, las que se agregarán al expediente, al igual que las copias o documentos sin autenticación, procurando en todo momento que, de no estar autenticadas, puedan ser cotejadas mediante otros mecanismos de acreditación.

El documento así incorporado se tendrá como auténtico entre las partes para los efectos de la reposición de la pieza o la reconstrucción del expediente, siempre que no sea oportunamente tachado o impugnado de falsedad u otro vicio.

Audiencia de reposición del expediente.

Cumplidas las diligencias previstas en el artículo anterior, el juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará además a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean.

En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción con el objeto de confirmar el estado en que se hallaba el proceso al tiempo de su pérdida, convalidar las piezas y actuaciones acopiadas al nuevo expediente y resolver sobre la reposición de las piezas o la reconstrucción.

El auto de citación se notificará personalmente a todos los interesados por los medios previstos en este Código.

Reconstruido el expediente continuará el trámite que corresponda al proceso.

Si reaparece el expediente y se está adelantando nuevamente su tramitación, tan solo podrán ser consideradas, si se está en ocasión propicia para hacerlo, las pruebas que se practicaron en el expediente reaparecido.

Las demás actuaciones dentro de este se declararán nulas.

Antes de fallar un proceso reconstruido el juez decretará de oficio las pruebas conducentes para aclarar los hechos de la pérdida del expediente, los hechos oscuros o dudosos o acreditar los que no sean susceptibles de prueba de confesión.

Comparecencia de las partes.

Si solo concurriera a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada, siempre que dicha exposición no se oponga a lo evidenciado en el expediente y las demás pruebas que se aduzcan en ella.

Si ninguna de las partes al ser citada concurre a la audiencia, el juez de conocimiento declarará extinguido el proceso si la pérdida fuera total y en el mismo auto cancelará las medidas cautelares que se hayan ejecutado.

Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuera posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.

Reconstruido totalmente el expediente o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido.

El auto que resuelve la reposición del expediente es irrecurrible.

Lo dispuesto en este Capítulo se aplicará también al caso de pérdida, alteración o sustracción del expediente puesto a disposición de las partes, siempre que la causa se deba a fuerza mayor o caso fortuito.

En este caso, así como en cualquier otro de los mencionados en este Capítulo, se enviará copia autenticada de la resolución que ordena la reposición al respectivo agente del Ministerio Público, para lo que haya lugar.

Pérdida o destrucción masiva de expedientes. En los casos en que la pérdida o destrucción, total o parcial, se produzca como consecuencia de actos que afecten simultáneamente diez o más expedientes en trámite en uno o más despachos oficiales, la Sala de Negocios Generales de la Corte Suprema de Justicia, mediante acuerdo escrito por los miembros que la integren y previo informe de los despachos que se afectaron, adoptará las siguientes medidas:

1. Notificará al público, mediante tres avisos publicados en días distintos en un diario de circulación nacional y en la web del Órgano Judicial, la ocurrencia del hecho que provocó la destrucción o pérdida total o parcial de los expedientes, con indicación del tribunal o de los tribunales que se vieron afectados y, en cuanto sea posible, del estado en que se encontraban y de la identidad de las partes.

2. Advertirá, en la comunicación antes indicada, que, a partir de la última publicación del aviso, los interesados contarán con un plazo máximo de tres meses para solicitar la reposición del expediente.

3. Señalará también que, de transcurrir el mencionado plazo sin que se haya solicitado la reposición del expediente, se declarará extinguido el proceso y se levantarán las medidas cautelares decretadas, sin perjuicio del derecho que tiene el demandante para promoverlo nuevamente.

Reglas especiales de reposición masiva. Los trámites de reposición de expedientes de que trata el artículo anterior se regirán por las reglas generales que establece este Capítulo, con las siguientes modificaciones:

1. En la secretaría judicial del tribunal se fijará la lista de los procesos afectados, en los términos y para los fines de que trata el artículo anterior.

2. Una vez formulada la solicitud de reposición, el tribunal señalará de inmediato la fecha de inicio del periodo para la celebración de las audiencias de reposición o reconstrucción, durante el cual el juez o magistrado podrá ordenar, mediante proveído, las medidas que considere necesarias.

3. Las resoluciones dictadas en los trámites de reposición de piezas o reconstrucción de expedientes serán notificadas por edicto.

4. Las partes deberán aportar al expediente, en trámite de reposición, los documentos auténticos y las copias que tengan en su poder.

5. Cuando considere agotadas las gestiones conducentes a la reposición o la reconstrucción, el juez o sustanciador dictará resolución declarando reconstruido el expediente. La Sala de Negocios Generales de la Corte Suprema de Justicia reglamentará las disposiciones establecidas en este Capítulo.