Capítulo II Expediente Electrónico

Uso de las tecnologías.

Para facilitar y agilizar el acceso a la justicia, se emplearán plataformas y tecnologías de la información y las comunicaciones en los procesos judiciales por medio de un Sistema Automatizado de Gestión Judicial habilitado para efectuar todo tipo de acto procesal, siempre que se asegure el acceso, la transparencia, autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad, conservación, seguridad e interoperabilidad de los datos, informaciones y servicios que se gestionen, así como la protección de los datos personales.

Las plataformas tecnológicas contarán con facilidades que garanticen el acceso efectivo a las personas con discapacidad a todas las fases del proceso.

Los actos procesales también podrán efectuarse mediante el uso de la inteligencia artificial, las aplicaciones y los dispositivos de soporte y de transmisión de datos.

El Órgano Judicial determinará el tipo de acto procesal que podrá tramitarse mediante el uso de tales medios tecnológicos, en la medida que garanticen la inmediación del juez, favorezcan la transparencia, compatibilicen con los parámetros éticos y sean de utilidad para los fines de la Administración de Justicia.

Las herramientas provistas por la inteligencia artificial no reemplazarán el razonamiento hum ano del juez o magistrado.

El Órgano Judicial proveerá terminales de consulta a disposición de los usuarios del sistema, así como equipos de digitalización para la presentación de documentos en los Expedientes Judiciales Electrónicos.

El Órgano Judicial también adoptará las medidas necesarias para procurar que todas las autoridades judiciales cuenten con las condiciones técnicas y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional, por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar expedientes electrónicos, así como también procesos contenciosos y de la jurisdicción voluntaria en línea de manera gradual, por despachos judiciales o zonas geográficas del país, de acuerdo con la disponibilidad de condiciones técnicas para esto.

Comunicaciones electrónicas.

Todas las comunicaciones entre el Órgano Judicial, las entidades del Estado, sus usuarios o los particulares se harán preferentemente por medios electrónicos, que tendrán la misma validez que las realizadas en soporte papel.

El tribunal tendrá en cuenta a las personas que presenten alguna discapacidad que les impida conocer la comunicación, caso en el cual procurará que esta se curse a través de otros medios que les facilite la comunicación judicial de que se trate.

Uso del correo electrónico.

El correo electrónico será el medio de transmisión de datos de uso preferencial en las actuaciones judiciales.

Se presume la autenticidad de los memoriales, documentos y demás comunicaciones cruzadas entre las autoridades judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso.

De todo correo se deberá dejar constancia en el expediente electrónico de la confirmación de envío y de su recepción en el punto de destino.

Cuando este Código se refiera al uso de correo electrónico, dirección electrónica, medios magnéticos o medios electrónicos, se entenderá que también podrán utilizarse otros sistemas de envío, transmisión, acceso y almacenamiento de mensajes de datos siempre que garanticen la autenticidad e integridad del intercambio o acceso de información.

En todo caso, el documento original remitido por el correo electrónico o por cualquier otro medio telemático de transmisión de datos deberá permanecer en custodia de quien hace la remisión hasta que sea requerido para su cotejo o se emita la resolución que le ponga fin a la instancia en que se presentó.

Uso de medios tecnológicos.

Las audiencias y diligencias podrán realizarse por videoaudiencias, audiencias virtuales u otros medios de comunicación de similar tecnología cuando la comparecencia personal no sea posible.

El juez deberá confirmar la identidad de los participantes.

El juez deberá cerciorarse si alguno de los intervinientes en la audiencia o diligencia que se realice por medios tecnológicos es una persona con discapacidad, para adoptar las medidas necesarias que garanticen la transmisión y comprensión adecuada del intérprete.

Expediente electrónico.

En los procesos civiles las actuaciones judiciales del tribunal y de las partes se registran por medio del expediente electrónico, canalizado a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial.

El expediente electrónico contendrá todos los documentos recibidos, así como de las actuaciones y gestiones que surjan y se promuevan en el proceso, en cada instancia, ordenadas de manera secuencial y cronológica.

En el expediente electrónico, el reparto de las demandas, acciones, recursos y solicitudes, presentados en formato físico ante la respectiva oficina de servicios comunes, secretaría judicial o enviados a través de internet al Sistema Automatizado de Gestión Judicial, se realizará de manera automática, aleatoria y equitativa.

El reparto automatizado de expedientes electrónicos se regirá por las reglas únicas, de aplicación nacional, adoptadas al efecto por el Pleno de la Corte Suprema de Justicia, mediante acuerdo.

Las actuaciones de los abogados durante las horas o días inhábiles podrán ser enviadas al expediente electrónico a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial.

Protección del expediente electrónico.

El expediente electrónico será protegido mediante el uso de código de seguridad inalterable e inviolable, y deberá ser almacenado en un medio de soporte electrónico que garantice la preservación e integridad de las actuaciones procesales y de los datos personales.

Cuando ocurra alguna interrupción en el Centro de Datos del Órgano Judicial, que afecte el funcionamiento del Sistema Automatizado de Gestión Judicial, el administrador de dicho centro emitirá una certificación del periodo exacto de interrupción.

Ingreso de documentos al expediente.

Los documentos electrónicos que ingresen al Expediente Judicial Electrónico deberán estar disponibles para consulta, según lo dispuesto en la ley, excepto que se trate de procesos o documentos que, por virtud de una disposición legal, contengan información de carácter reservado o de acceso restringido.

Los poderes, pruebas y evidencias que se acompañen a la demanda, contestación, incidente o medida cautelar podrán ser digitalizados y enviados, a través de internet, al Expediente Judicial Electrónico, o presentados junto con el respectivo escrito, en formato físico, para su digitalización.

Si son enviados por internet, deberán presentarse físicamente en el Registro Único de Entrada dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción en el sistema; de lo contrario, se tendrán por no presentados.

Quedan excluidos de la presentación física, los memoriales y escritos de los apoderados, que se cursarán en formato electrónico.

Con excepción de los procesos en que deban ser presentadas en el acto de audiencia, las pruebas y evidencias deberán presentarse físicamente al tribunal, dentro de las oportunidades y plazos previstos en este Código, junto con su reproducción en formato electrónico.

De no acompañarse las pruebas en soporte digital, estas deberán digitalizarse en el Órgano Judicial antes de remitirlas al Centro de Custodia de Expedientes Vigentes, donde se conservarán y quedarán a disposición del tribunal de la causa hasta que se ordene el archivo definitivo del proceso.

En el tribunal donde no exista Centro de Custodia de Expedientes Vigentes, las pruebas se conservarán en el tribunal de la causa.

Digitalización de un medio de prueba.

En caso de que no sea posible la digitalización de un medio probatorio, atendiendo a su dimensión o características, este será depositado en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes y, en su defecto, en el tribunal de la causa.

De esta circunstancia, se dejará constancia en el respectivo Expediente Judicial Electrónico y, además, de ser viable se realizará una reproducción fotográfica de la prueba, la cual será incorporada a dicho expediente.

Ingreso de escritos en horas inhábiles.

En el Expediente Judicial Electrónico todo escrito, documento, demanda, acción, recurso o gestión podrá ser presentado o realizado a cualquier hora del día, pero el que sea presentado fuera de las horas de despacho judicial o en días inhábiles, se entenderá presentado o realizado, según el caso, en la hora o el día hábil siguiente.

Ingreso oportuno de escritos.

Cuando en el proceso esté corriendo un término para la presentación de un escrito, documento o gestión de la parte, este se entenderá oportunamente presentado si es ingresado al expediente electrónico hasta las 23:59:59 horas del último día señalado para el vencimiento del término respectivo.

Registro de gestiones en el expediente.

Todo ingreso, gestión y documento o escrito incorporado por una de las partes dentro del expediente electrónico quedará registrado en el historial de eventos del respectivo expediente.

La parte deberá verificar que se registró el evento en el expediente.

El Sistema Automatizado de Gestión Judicial generará un reporte automático del ingreso que podrá ser capturado o conservado por la parte interesada como constancia de la operación.

Destrucción de documentos por retiro o digitalización.

Las partes podrán retirar los escritos y memoriales que hayan presentado, una vez sean digitalizados e incorporados al Expediente Judicial Electrónico, en el plazo de cinco días hábiles, contado a partir de su presentación, sin necesidad de solicitar el desglose a que se refiere el artículo

188. Vencido este plazo, el juez ordenará, dentro de los cinco días siguientes, la destrucción de los documentos que no hayan sido retirados en el plazo indicado.

Se exceptúan de lo previsto en el párrafo anterior los poderes, pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución o consignados como pago de canon de arrendamiento u otra obligación, los que se preservarán en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes y, en su defecto, en el tribunal de la causa hasta su archivo.

La destrucción de los documentos y evidencias aportados físicamente al expediente electrónico se hará con base en principios de reciclaje, reducción y reutilización, de manera segura, velando siempre por la protección de los datos personales.

El acto de destrucción de documentos se efectuará periódicamente, en presencia del secretario del despacho o quien este designe, un auditor judicial y dos testigos designados por el juez que pueden ser servidores judiciales no adscritos al despacho.

Se levantará un acta que será ingresada al expediente electrónico.

La fecha de la diligencia será comunicada a las partes por los medios previstos en este Código, sin que su ausencia impida la realización.

Las partes podrán retirar las piezas procesales de su interés en cualquier tiempo antes de la destrucción.

Traslado de piezas procesales del expediente electrónico.

Podrá efectuarse el traslado de piezas procesales desde un expediente electrónico a otro expediente electrónico tramitado a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial, para lo cual bastará que la parte interesada suministre al tribunal receptor la identificación del expediente en que se encuentre la pieza o piezas procesales, o el expediente mismo, sin necesidad de oficio, impresión ni de autenticación.

El juez receptor procederá a descargar las piezas requeridas y a incorporarlas al expediente electrónico.

Las actuaciones, documentos y gestiones electrónicos que deban ser remitidos a otro proceso o instancia judicial, así como a particulares, entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras, que no dispongan de una plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión Judicial, deberán ser impresos y autenticados por el secretario judicial del tribunal, con indicación expresa de que se trata de copias procedentes de un Expediente Judicial Electrónico.

Cuando, dentro de un Expediente Judicial Electrónico, deba resolverse un recurso o solicitud en un despacho judicial distinto al que se haya implementado el Expediente Judicial Electrónico, el despacho solamente remitirá a estos las llaves de consulta para que accedan al correspondiente expediente.

Archivo del expediente.

Ordenado el archivo del expediente, el tribunal comunicará a las partes que retiren, en el plazo de un mes, las pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución u otra obligación.

Vencido el plazo sin que hayan sido retirados, los documentos serán puestos a disposición del juez para que ordene el archivo en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes o la destrucción del documento, según corresponda.

Archivado el expediente electrónico, no se permitirá actuación ni gestión alguna, salvo que el juez lo ordene y en los casos previstos en la ley.

Cuando sea necesaria la reactivación de un proceso en los supuestos permitidos en este Código, se seguirá el trámite de presentación del memorial en la forma dispuesta en el artículo

166. La Corte Suprema de Justicia adoptará una tabla de valoración documental que determine, con criterios técnicos y objetivos, los procedimientos de conservación total o parcial de los expedientes que estén bajo la custodia del Archivo Judicial, así como la conservación, retención, eliminación o disposición final del expediente.

Expediente físico.

Excepcionalmente, el tribunal que no disponga de plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión de Expedientes tendrá soporte en papel, en este caso, las acciones, peticiones y actuaciones judiciales se incorporarán al expediente físico, numerado y foliado en forma secuencial.

Todo lo que en este Código se diga del expediente electrónico se entenderá extendido al expediente físico en cuanto le sea aplicable en consideración a sus características materiales.

Documentos incorporados al expediente. Los documentos públicos o privados incorporados al expediente podrán desglosarse de estos y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluida la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha o concluido el proceso, previa anotación del proceso a que corresponde, con sujeción a las reglas siguientes especiales:

1. En los procesos de ejecución, solo podrán desglosarse los documentos aducidos por los acreedores como títulos de sus créditos, en los siguientes casos: a. Cuando contengan créditos distintos del que se cobra en el proceso, para lo cual el secretario judicial hará constar en cada documento que el crédito es el allí exigido. b. Cuando en ellos aparezcan hipotecas, prendas u otro tipo de garantías reales o personales que aseguren otras obligaciones. c. Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento negociable cancelado totalmente, y solo se entregará a quien haya hecho el pago. d. Cuando lo solicite un agente del Ministerio Público o en procesos sobre falsedad material del documento.

2. En todos los procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el secretario judicial dejará testimonio al pie o al margen de este, si ella se ha extinguido, en todo o en parte, por qué modo y por quién.

3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento solo podrá desglosarse a petición de este, a quien se entregará con constancia de la cancelación.

4. En el respectivo lugar del expediente se dejará, en transcripción o reproducción, copia autenticada del documento desglosado y constancia de quién recibió el original.

5. Cuando la copia que haya de dejarse sea de planos u otros gráficos, se practicará su reproducción técnica o tecnológica, pero si ello no fuera posible, el secretario judicial deberá ayudarse de un experto que haga la transcripción, la cual deberá ser autenticada por el mismo secretario judicial.

6. Las copias compulsadas con motivo de un desglose tendrán igual fuerza probatoria que el documento desglosado.

7. Cuando se solicite el desglose de poderes, pruebas y evidencias, dentro del expediente electrónico, será necesario dejar copia autenticada del documento desglosado.

8. Los escritos y memoriales, una vez digitalizados e incorporados al expediente electrónico, podrán ser retirados por la parte que los presentó, sin necesidad de solicitar el desglose, en el plazo de cinco días hábiles; vencido este, sin que hayan sido retirados, serán destruidos.

Petición de desglose.

En los procesos en curso, la solicitud de desglose de documentos se sustanciará mediante simple petición del interesado.

La decisión del juez al respecto será irrecurrible.

En los procesos terminados, el desglose se ordenará mediante providencia.

Prioridad en el acceso de un expediente electrónico.

Las partes y sus apoderados tendrán prioridad para ingresar al expediente electrónico, mediante el uso de claves de consulta y de acceso para sus gestiones procesales y para conocer las actuaciones judiciales.

El Sistema Automatizado de Gestión Judicial dará prioridad de acceso a las actuaciones y gestiones a las partes y sus apoderados en el expediente electrónico.

Consultas en el expediente. Promovida una acción, demanda o petición la parte proponente tendrá acceso inmediato al expediente electrónico. El tribunal proveerá contraseñas de consulta al expediente electrónico a:

1. Los abogados que no sean apoderados judiciales de las partes.

2. Los amanuenses autorizados de los abogados.

3. Las partes interesadas en el proceso.

4. Las personas designadas para ejercer cargos como perito, secuestre, depositario o cualquier otro auxiliar de los tribunales.

5. Funcionarios del Ministerio Público y demás funcionarios por razón de su cargo.

6. Los estudiantes de Derecho.

7. Cualquier otra persona autorizada por el juez o la ley. En el caso de medidas cautelares que, dada su naturaleza, se practican inoída parte, solo tendrán acceso disponible la parte proponente. La parte contra la cual recaiga la medida tendrá acceso al expediente una vez se haya completado su objeto. Mientras esté pendiente la notificación de la demanda, el demandado tendrá acceso al expediente una vez que se surta la notificación respectiva. Sin perjuicio de lo anterior, los documentos electrónicos que ingresen al Expediente Judicial Electrónico deberán estar disponibles para consulta, según lo dispuesto en la ley, excepto que se trate de procesos o documentos que, por virtud de una disposición legal, contengan información de carácter reservado o de acceso restringido.

Certificaciones.

El Sistema Automatizado de Gestión Judicial emitirá la certificación de presentación de demandas o acciones para fines legales, solicitada por la parte, que será realizada por el secretario del juzgado o tribunal en que queda radicada la demanda o acción de que se trate.