Artículo 186

Traslado de piezas procesales del expediente electrónico. Podrá efectuarse el traslado de piezas procesales desde un expediente electrónico a otro expediente electrónico tramitado a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial, para lo cual bastará que la parte interesada suministre al tribunal receptor la identificación del expediente en que se encuentre la pieza o piezas procesales, o el expediente mismo, sin necesidad de oficio, impresión ni de autenticación. El juez receptor procederá a descargar las piezas requeridas y a incorporarlas al expediente electrónico. Las actuaciones, documentos y gestiones electrónicos que deban ser remitidos a otro proceso o instancia judicial, así como a particulares, entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras, que no dispongan de una plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión Judicial, deberán ser impresos y autenticados por el secretario judicial del tribunal, con indicación expresa de que se trata de copias procedentes de un Expediente Judicial Electrónico. Cuando, dentro de un Expediente Judicial Electrónico, deba resolverse un recurso o solicitud en un despacho judicial distinto al que se haya implementado el Expediente Judicial Electrónico, el despacho solamente remitirá a estos las llaves de consulta para que accedan al correspondiente expediente.

Archivo del expediente. Ordenado el archivo del expediente, el tribunal comunicará a las partes que retiren, en el plazo de un mes, las pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución u otra obligación. Vencido el plazo sin que hayan sido retirados, los documentos serán puestos a disposición del juez para que ordene el archivo en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes o la destrucción del documento, según corresponda. Archivado el expediente electrónico, no se permitirá actuación ni gestión alguna, salvo que el juez lo ordene y en los casos previstos en la ley. Cuando sea necesaria la reactivación de un proceso en los supuestos permitidos en este Código, se seguirá el trámite de presentación del memorial en la forma dispuesta en el artículo 166. La Corte Suprema de Justicia adoptará una tabla de valoración documental que determine, con criterios técnicos y objetivos, los procedimientos de conservación total o parcial de los expedientes que estén bajo la custodia del Archivo Judicial, así como la conservación, retención, eliminación o disposición final del expediente.

Documentos incorporados al expediente. Los documentos públicos o privados incorporados al expediente podrán desglosarse de estos y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluida la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha o concluido el proceso, previa anotación del proceso a que corresponde, con sujeción a las reglas siguientes especiales: 1. En los procesos de ejecución, solo podrán desglosarse los documentos aducidos por los acreedores como títulos de sus créditos, en los siguientes casos: a. Cuando contengan créditos distintos del que se cobra en el proceso, para lo cual el secretario judicial hará constar en cada documento que el crédito es el allí exigido. b. Cuando en ellos aparezcan hipotecas, prendas u otro tipo de garantías reales o personales que aseguren otras obligaciones. c. Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento negociable cancelado totalmente, y solo se entregará a quien haya hecho el pago. d. Cuando lo solicite un agente del Ministerio Público o en procesos sobre falsedad material del documento. 2. En todos los procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el secretario judicial dejará testimonio al pie o al margen de este, si ella se ha extinguido, en todo o en parte, por qué modo y por quién. 3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento solo podrá desglosarse a petición de este, a quien se entregará con constancia de la cancelación. 4. En el respectivo lugar del expediente se dejará, en transcripción o reproducción, copia autenticada del documento desglosado y constancia de quién recibió el original. 5. Cuando la copia que haya de dejarse sea de planos u otros gráficos, se practicará su reproducción técnica o tecnológica, pero si ello no fuera posible, el secretario judicial deberá ayudarse de un experto que haga la transcripción, la cual deberá ser autenticada por el mismo secretario judicial. 6. Las copias compulsadas con motivo de un desglose tendrán igual fuerza probatoria que el documento desglosado. 7. Cuando se solicite el desglose de poderes, pruebas y evidencias, dentro del expediente electrónico, será necesario dejar copia autenticada del documento desglosado. 8. Los escritos y memoriales, una vez digitalizados e incorporados al expediente electrónico, podrán ser retirados por la parte que los presentó, sin necesidad de solicitar el desglose, en el plazo de cinco días hábiles; vencido este, sin que hayan sido retirados, serán destruidos.

Petición de desglose. En los procesos en curso, la solicitud de desglose de documentos se sustanciará mediante simple petición del interesado. La decisión del juez al respecto será irrecurrible. En los procesos terminados, el desglose se ordenará mediante providencia.