Artículo 185

Destrucción de documentos por retiro o digitalización. Las partes podrán retirar los escritos y memoriales que hayan presentado, una vez sean digitalizados e incorporados al Expediente Judicial Electrónico, en el plazo de cinco días hábiles, contado a partir de su presentación, sin necesidad de solicitar el desglose a que se refiere el artículo 188. Vencido este plazo, el juez ordenará, dentro de los cinco días siguientes, la destrucción de los documentos que no hayan sido retirados en el plazo indicado. Se exceptúan de lo previsto en el párrafo anterior los poderes, pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución o consignados como pago de canon de arrendamiento u otra obligación, los que se preservarán en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes y, en su defecto, en el tribunal de la causa hasta su archivo. La destrucción de los documentos y evidencias aportados físicamente al expediente electrónico se hará con base en principios de reciclaje, reducción y reutilización, de manera segura, velando siempre por la protección de los datos personales. El acto de destrucción de documentos se efectuará periódicamente, en presencia del secretario del despacho o quien este designe, un auditor judicial y dos testigos designados por el juez que pueden ser servidores judiciales no adscritos al despacho. Se levantará un acta que será ingresada al expediente electrónico. La fecha de la diligencia será comunicada a las partes por los medios previstos en este Código, sin que su ausencia impida la realización. Las partes podrán retirar las piezas procesales de su interés en cualquier tiempo antes de la destrucción.

Traslado de piezas procesales del expediente electrónico. Podrá efectuarse el traslado de piezas procesales desde un expediente electrónico a otro expediente electrónico tramitado a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial, para lo cual bastará que la parte interesada suministre al tribunal receptor la identificación del expediente en que se encuentre la pieza o piezas procesales, o el expediente mismo, sin necesidad de oficio, impresión ni de autenticación. El juez receptor procederá a descargar las piezas requeridas y a incorporarlas al expediente electrónico. Las actuaciones, documentos y gestiones electrónicos que deban ser remitidos a otro proceso o instancia judicial, así como a particulares, entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras, que no dispongan de una plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión Judicial, deberán ser impresos y autenticados por el secretario judicial del tribunal, con indicación expresa de que se trata de copias procedentes de un Expediente Judicial Electrónico. Cuando, dentro de un Expediente Judicial Electrónico, deba resolverse un recurso o solicitud en un despacho judicial distinto al que se haya implementado el Expediente Judicial Electrónico, el despacho solamente remitirá a estos las llaves de consulta para que accedan al correspondiente expediente.

Expediente físico. Excepcionalmente, el tribunal que no disponga de plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión de Expedientes tendrá soporte en papel, en este caso, las acciones, peticiones y actuaciones judiciales se incorporarán al expediente físico, numerado y foliado en forma secuencial. Todo lo que en este Código se diga del expediente electrónico se entenderá extendido al expediente físico en cuanto le sea aplicable en consideración a sus características materiales.

Documentos incorporados al expediente. Los documentos públicos o privados incorporados al expediente podrán desglosarse de estos y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluida la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha o concluido el proceso, previa anotación del proceso a que corresponde, con sujeción a las reglas siguientes especiales: 1. En los procesos de ejecución, solo podrán desglosarse los documentos aducidos por los acreedores como títulos de sus créditos, en los siguientes casos: a. Cuando contengan créditos distintos del que se cobra en el proceso, para lo cual el secretario judicial hará constar en cada documento que el crédito es el allí exigido. b. Cuando en ellos aparezcan hipotecas, prendas u otro tipo de garantías reales o personales que aseguren otras obligaciones. c. Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento negociable cancelado totalmente, y solo se entregará a quien haya hecho el pago. d. Cuando lo solicite un agente del Ministerio Público o en procesos sobre falsedad material del documento. 2. En todos los procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el secretario judicial dejará testimonio al pie o al margen de este, si ella se ha extinguido, en todo o en parte, por qué modo y por quién. 3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento solo podrá desglosarse a petición de este, a quien se entregará con constancia de la cancelación. 4. En el respectivo lugar del expediente se dejará, en transcripción o reproducción, copia autenticada del documento desglosado y constancia de quién recibió el original. 5. Cuando la copia que haya de dejarse sea de planos u otros gráficos, se practicará su reproducción técnica o tecnológica, pero si ello no fuera posible, el secretario judicial deberá ayudarse de un experto que haga la transcripción, la cual deberá ser autenticada por el mismo secretario judicial. 6. Las copias compulsadas con motivo de un desglose tendrán igual fuerza probatoria que el documento desglosado. 7. Cuando se solicite el desglose de poderes, pruebas y evidencias, dentro del expediente electrónico, será necesario dejar copia autenticada del documento desglosado. 8. Los escritos y memoriales, una vez digitalizados e incorporados al expediente electrónico, podrán ser retirados por la parte que los presentó, sin necesidad de solicitar el desglose, en el plazo de cinco días hábiles; vencido este, sin que hayan sido retirados, serán destruidos.