Artículo 188

Expediente físico. Excepcionalmente, el tribunal que no disponga de plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión de Expedientes tendrá soporte en papel, en este caso, las acciones, peticiones y actuaciones judiciales se incorporarán al expediente físico, numerado y foliado en forma secuencial. Todo lo que en este Código se diga del expediente electrónico se entenderá extendido al expediente físico en cuanto le sea aplicable en consideración a sus características materiales.

Documentos incorporados al expediente. Los documentos públicos o privados incorporados al expediente podrán desglosarse de estos y entregarse a quien los haya presentado, una vez precluida la oportunidad para tacharlos de falsos o desestimada la tacha o concluido el proceso, previa anotación del proceso a que corresponde, con sujeción a las reglas siguientes especiales: 1. En los procesos de ejecución, solo podrán desglosarse los documentos aducidos por los acreedores como títulos de sus créditos, en los siguientes casos: a. Cuando contengan créditos distintos del que se cobra en el proceso, para lo cual el secretario judicial hará constar en cada documento que el crédito es el allí exigido. b. Cuando en ellos aparezcan hipotecas, prendas u otro tipo de garantías reales o personales que aseguren otras obligaciones. c. Una vez terminado el proceso, caso en el cual se hará constar en cada documento negociable cancelado totalmente, y solo se entregará a quien haya hecho el pago. d. Cuando lo solicite un agente del Ministerio Público o en procesos sobre falsedad material del documento. 2. En todos los procesos, al desglosarse un documento en que conste una obligación, el secretario judicial dejará testimonio al pie o al margen de este, si ella se ha extinguido, en todo o en parte, por qué modo y por quién. 3. En todos los casos en que la obligación haya sido cumplida en su totalidad por el deudor, el documento solo podrá desglosarse a petición de este, a quien se entregará con constancia de la cancelación. 4. En el respectivo lugar del expediente se dejará, en transcripción o reproducción, copia autenticada del documento desglosado y constancia de quién recibió el original. 5. Cuando la copia que haya de dejarse sea de planos u otros gráficos, se practicará su reproducción técnica o tecnológica, pero si ello no fuera posible, el secretario judicial deberá ayudarse de un experto que haga la transcripción, la cual deberá ser autenticada por el mismo secretario judicial. 6. Las copias compulsadas con motivo de un desglose tendrán igual fuerza probatoria que el documento desglosado. 7. Cuando se solicite el desglose de poderes, pruebas y evidencias, dentro del expediente electrónico, será necesario dejar copia autenticada del documento desglosado. 8. Los escritos y memoriales, una vez digitalizados e incorporados al expediente electrónico, podrán ser retirados por la parte que los presentó, sin necesidad de solicitar el desglose, en el plazo de cinco días hábiles; vencido este, sin que hayan sido retirados, serán destruidos.

Prioridad en el acceso de un expediente electrónico. Las partes y sus apoderados tendrán prioridad para ingresar al expediente electrónico, mediante el uso de claves de consulta y de acceso para sus gestiones procesales y para conocer las actuaciones judiciales. El Sistema Automatizado de Gestión Judicial dará prioridad de acceso a las actuaciones y gestiones a las partes y sus apoderados en el expediente electrónico.

Consultas en el expediente. Promovida una acción, demanda o petición la parte proponente tendrá acceso inmediato al expediente electrónico. El tribunal proveerá contraseñas de consulta al expediente electrónico a: 1. Los abogados que no sean apoderados judiciales de las partes. 2. Los amanuenses autorizados de los abogados. 3. Las partes interesadas en el proceso. 4. Las personas designadas para ejercer cargos como perito, secuestre, depositario o cualquier otro auxiliar de los tribunales. 5. Funcionarios del Ministerio Público y demás funcionarios por razón de su cargo. 6. Los estudiantes de Derecho. 7. Cualquier otra persona autorizada por el juez o la ley. En el caso de medidas cautelares que, dada su naturaleza, se practican inoída parte, solo tendrán acceso disponible la parte proponente. La parte contra la cual recaiga la medida tendrá acceso al expediente una vez se haya completado su objeto. Mientras esté pendiente la notificación de la demanda, el demandado tendrá acceso al expediente una vez que se surta la notificación respectiva. Sin perjuicio de lo anterior, los documentos electrónicos que ingresen al Expediente Judicial Electrónico deberán estar disponibles para consulta, según lo dispuesto en la ley, excepto que se trate de procesos o documentos que, por virtud de una disposición legal, contengan información de carácter reservado o de acceso restringido.