Artículo 184

Registro de gestiones en el expediente. Todo ingreso, gestión y documento o escrito incorporado por una de las partes dentro del expediente electrónico quedará registrado en el historial de eventos del respectivo expediente. La parte deberá verificar que se registró el evento en el expediente. El Sistema Automatizado de Gestión Judicial generará un reporte automático del ingreso que podrá ser capturado o conservado por la parte interesada como constancia de la operación.

Destrucción de documentos por retiro o digitalización. Las partes podrán retirar los escritos y memoriales que hayan presentado, una vez sean digitalizados e incorporados al Expediente Judicial Electrónico, en el plazo de cinco días hábiles, contado a partir de su presentación, sin necesidad de solicitar el desglose a que se refiere el artículo 188. Vencido este plazo, el juez ordenará, dentro de los cinco días siguientes, la destrucción de los documentos que no hayan sido retirados en el plazo indicado. Se exceptúan de lo previsto en el párrafo anterior los poderes, pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución o consignados como pago de canon de arrendamiento u otra obligación, los que se preservarán en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes y, en su defecto, en el tribunal de la causa hasta su archivo. La destrucción de los documentos y evidencias aportados físicamente al expediente electrónico se hará con base en principios de reciclaje, reducción y reutilización, de manera segura, velando siempre por la protección de los datos personales. El acto de destrucción de documentos se efectuará periódicamente, en presencia del secretario del despacho o quien este designe, un auditor judicial y dos testigos designados por el juez que pueden ser servidores judiciales no adscritos al despacho. Se levantará un acta que será ingresada al expediente electrónico. La fecha de la diligencia será comunicada a las partes por los medios previstos en este Código, sin que su ausencia impida la realización. Las partes podrán retirar las piezas procesales de su interés en cualquier tiempo antes de la destrucción.

Archivo del expediente. Ordenado el archivo del expediente, el tribunal comunicará a las partes que retiren, en el plazo de un mes, las pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución u otra obligación. Vencido el plazo sin que hayan sido retirados, los documentos serán puestos a disposición del juez para que ordene el archivo en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes o la destrucción del documento, según corresponda. Archivado el expediente electrónico, no se permitirá actuación ni gestión alguna, salvo que el juez lo ordene y en los casos previstos en la ley. Cuando sea necesaria la reactivación de un proceso en los supuestos permitidos en este Código, se seguirá el trámite de presentación del memorial en la forma dispuesta en el artículo 166. La Corte Suprema de Justicia adoptará una tabla de valoración documental que determine, con criterios técnicos y objetivos, los procedimientos de conservación total o parcial de los expedientes que estén bajo la custodia del Archivo Judicial, así como la conservación, retención, eliminación o disposición final del expediente.

Expediente físico. Excepcionalmente, el tribunal que no disponga de plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión de Expedientes tendrá soporte en papel, en este caso, las acciones, peticiones y actuaciones judiciales se incorporarán al expediente físico, numerado y foliado en forma secuencial. Todo lo que en este Código se diga del expediente electrónico se entenderá extendido al expediente físico en cuanto le sea aplicable en consideración a sus características materiales.