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LIBRO SEGUNDO Actividad Procesal › Título I Actos Comunes del Proceso › Capítulo II Expediente Electrónico

Artículo 183

Destrucción de documentos por retiro o digitalización.

Las partes podrán retirar los escritos y memoriales que hayan presentado, una vez sean digitalizados e incorporados al Expediente Judicial Electrónico, en el plazo de cinco días hábiles, contado a partir de su presentación, sin necesidad de solicitar el desglose a que se refiere el artículo

188. Vencido este plazo, el juez ordenará, dentro de los cinco días siguientes, la destrucción de los documentos que no hayan sido retirados en el plazo indicado.

Se exceptúan de lo previsto en el párrafo anterior los poderes, pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución o consignados como pago de canon de arrendamiento u otra obligación, los que se preservarán en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes y, en su defecto, en el tribunal de la causa hasta su archivo.

La destrucción de los documentos y evidencias aportados físicamente al expediente electrónico se hará con base en principios de reciclaje, reducción y reutilización, de manera segura, velando siempre por la protección de los datos personales.

El acto de destrucción de documentos se efectuará periódicamente, en presencia del secretario del despacho o quien este designe, un auditor judicial y dos testigos designados por el juez que pueden ser servidores judiciales no adscritos al despacho.

Se levantará un acta que será ingresada al expediente electrónico.

La fecha de la diligencia será comunicada a las partes por los medios previstos en este Código, sin que su ausencia impida la realización.

Las partes podrán retirar las piezas procesales de su interés en cualquier tiempo antes de la destrucción.

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Art. 182
Registro de gestiones en el expediente. Todo ingreso, gestión y documento o escrito incorporado por una de las partes dentro del expediente electrónico quedará registrado en el historial de eventos del respectivo expediente. La parte deberá verificar que se registró el evento en el expediente. El Sistema Automatizado de Gestión Judicial generará un reporte automático del ingreso que podrá ser capturado o conservado por la parte interesada como constancia de la operación.
Art. 184
Traslado de piezas procesales del expediente electrónico. Podrá efectuarse el traslado de piezas procesales desde un expediente electrónico a otro expediente electrónico tramitado a través del Sistema Automatizado de Gestión Judicial, para lo cual bastará que la parte interesada suministre al tribunal receptor la identificación del expediente en que se encuentre la pieza o piezas procesales, o el expediente mismo, sin necesidad de oficio, impresión ni de autenticación. El juez receptor procederá a descargar las piezas requeridas y a incorporarlas al expediente electrónico. Las actuaciones, documentos y gestiones electrónicos que deban ser remitidos a otro proceso o instancia judicial, así como a particulares, entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras, que no dispongan de una plataforma operativa compatible con el Sistema Automatizado de Gestión Judicial, deberán ser impresos y autenticados por el secretario judicial del tribunal, con indicación expresa de que se trata de copias procedentes de un Expediente Judicial Electrónico. Cuando, dentro de un Expediente Judicial Electrónico, deba resolverse un recurso o solicitud en un despacho judicial distinto al que se haya implementado el Expediente Judicial Electrónico, el despacho solamente remitirá a estos las llaves de consulta para que accedan al correspondiente expediente.
Art. 185
Archivo del expediente. Ordenado el archivo del expediente, el tribunal comunicará a las partes que retiren, en el plazo de un mes, las pruebas y evidencias, así como las certificaciones de depósito judicial y demás documentos otorgados como caución u otra obligación. Vencido el plazo sin que hayan sido retirados, los documentos serán puestos a disposición del juez para que ordene el archivo en el Centro de Custodia de Expedientes Vigentes o la destrucción del documento, según corresponda. Archivado el expediente electrónico, no se permitirá actuación ni gestión alguna, salvo que el juez lo ordene y en los casos previstos en la ley. Cuando sea necesaria la reactivación de un proceso en los supuestos permitidos en este Código, se seguirá el trámite de presentación del memorial en la forma dispuesta en el artículo 166. La Corte Suprema de Justicia adoptará una tabla de valoración documental que determine, con criterios técnicos y objetivos, los procedimientos de conservación total o parcial de los expedientes que estén bajo la custodia del Archivo Judicial, así como la conservación, retención, eliminación o disposición final del expediente.
Art. 181
Ingreso oportuno de escritos. Cuando en el proceso esté corriendo un término para la presentación de un escrito, documento o gestión de la parte, este se entenderá oportunamente presentado si es ingresado al expediente electrónico hasta las 23:59:59 horas del último día señalado para el vencimiento del término respectivo.

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