Artículo 35

Responsabilidad en el tratamiento. El responsable del tratamiento y el custodio de la base de datos implementarán los mecanismos necesarios para acreditar el cumplimiento de los principios y obligaciones establecidas en la Ley 81 de 2019 y en el presente decreto. Rendirán cuentas sobre el tratamiento de datos personales en su posesión al titular de los datos y a la autoridad de control. Para ello, deberán elaborar una ficha técnica que contendrá los protocolos, procesos y procedimientos de gestión y transferencia segura de los datos, que será fiscalizado y supervisado por la autoridad de control. Los responsables del tratamiento y los custodios de la base de datos podrán adoptar, entre otras, las siguientes medidas: 1. Elaborar protocolos y procesos de protección de datos personales obligatorios y exigibles al interior de la organización del responsable del tratamiento o custodios de la base de datos. 2. Revisar periódicamente los procedimientos de gestión y transferencia segura de los datos personales para determinar las modificaciones que se requieran. Para ello podrán establecer un sistema de supervisión y vigilancia interna y/o externa, incluyendo auditorías, para comprobar el cumplimiento de las políticas de protección de datos personales. 3. Cumplir con las normas o estándares nacionales o internacionales en materia de protección de datos personales. 4. Adoptar mecanismos de autorregulación vinculantes en materia de protección de datos personales. 5. Elaborar y mantener actualizado el registro de bases de datos a que se refiere la Ley 81 de 2019. 6. Evaluar el impacto de los tratamientos de datos a realizar, antes de su ejecución, para garantizar la proporcionalidad y minimización de datos en el tratamiento. 7. Establecer protocolos para la atención y respuesta al ejercicio de los derechos por los titulares de los datos. 8. Poner en práctica un programa de capacitación y actualización del personal sobre las obligaciones en materia de protección de datos personales. 9. Designar a un oficial de protección de datos, que participe de forma adecuada y en tiempo oportuno, en todas las cuestiones relativas a la protección de datos personales.

Deber de confidencialidad. Los responsables del tratamiento y/o los custodios de la base de datos, así como todas las personas que intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos, estarán sujetas al deber de secreto o confidencialidad, respecto de los datos personales objeto de tratamiento a los que tengan acceso por razón de sus funciones. Para tal fin, garantizarán que las personas autorizadas para tratar los datos personales se hayan comprometido a respetar la confidencialidad y así lo reflejarán en los protocolos de tratamiento de datos de sus entidades públicas y privadas. Esta obligación será complementaria al secreto profesional de conformidad con la ley aplicable. Se aplicará durante todo el tiempo que dure el tratamiento y se mantendrá aun cuando hubiese finalizado la relación del empleado o funcionario con el responsable del tratamiento o el custodio de la base de datos.

Seguridad de los datos personales. Las medidas técnicas y organizativas deben ser suficientes para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanente de los sistemas y servicios de tratamiento de los datos personales. Para ello se tomará como referencia las normas o estándares nacionales e internacionales en la materia, así como también los mecanismos de autorregulación vinculantes o cualquier otro mecanismo que se determine adecuado para tales fines. Para determinar estas medidas, se considerarán los siguientes factores: 1. El riesgo para los derechos y libertades de los titulares, en particular, por el valor potencial cuantitativo y cualitativo que pudieran tener los datos personales tratados para una tercera persona no autorizada para su posesión. 2. El estado de la tecnología. 3. Los costos para la aplicación de las medidas. 4. La naturaleza de los datos personales tratados, en especial, si se trata de datos personales sensibles. 5. El alcance, contexto y las finalidades del tratamiento. 6. Las transferencias internacionales de datos personales que se realicen o pretendan realizar. 7. El número de los titulares afectados. 8. Las posibles consecuencias que se derivarán de una violación de seguridad de los datos para los titulares; 9. Las violaciones de seguridad de los datos previas, ocurridas en el tratamiento de datos personales. Una vez analizados los riesgos del tratamiento y determinadas las medidas a adoptar, el responsable del tratamiento y/o el custodio de la base de datos llevará a cabo una serie de acciones que garanticen el establecimiento, implementación, operación, monitoreo, revisión, mantenimiento y mejora continua de las medidas de seguridad aplicables al tratamiento de los datos personales, de manera periódica. La autoridad de control podrá establecer normas técnicas mínimas para hacer aplicables las disposiciones del contenido de este artículo, teniendo en cuenta la naturaleza de la información procesada, las características específicas del tratamiento y el estado actual de la tecnología, especialmente dirigidas a pequeñas y medianas empresas.

Notificación de violaciones de la seguridad de los datos personales. Cuando el responsable del tratamiento tenga conocimiento de una violación de seguridad, entendida ésta como cualquier daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso, y en general, cualquier uso ilícito o no autorizado de los datos personales, aun cuando ocurra de manera accidental, en cualquier fase del tratamiento y que represente un riesgo para la protección de los datos personales, notificará de inmediato dicho incidente a la autoridad de control y a los titulares afectados. El custodio de la base de datos deberá informar al responsable del tratamiento de manera inmediata cuando tenga conocimiento de una violación de seguridad. La notificación que realice el responsable del tratamiento a los titulares afectados estará redactada en un lenguaje claro y sencillo. La notificación se realizará en el plazo de las setenta y dos horas a partir de que se conozca el incidente y contendrá, al menos, la siguiente información: 1. La naturaleza del incidente. 2. Los datos personales comprometidos. 3. Las acciones correctivas realizadas de forma inmediata. 4. Las recomendaciones al titular sobre las medidas que éste pueda adoptar para proteger sus intereses. 5. Los medios disponibles al titular para obtener mayor información al respecto.