Ver todo el Código Decreto Ejecutivo no.285 que reglamenta la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales

Capítulo III Utilización de datos personales

Artículo 33

Responsabilidad en el tratamiento. El responsable del tratamiento y el custodio de la base de datos implementarán los mecanismos necesarios para acreditar el cumplimiento de los principios y obligaciones establecidas en la Ley 81 de 2019 y en el presente decreto. Rendirán cuentas sobre el tratamiento de datos personales en su posesión al titular de los datos y a la autoridad de control. Para ello, deberán elaborar una ficha técnica que contendrá los protocolos, procesos y procedimientos de gestión y transferencia segura de los datos, que será fiscalizado y supervisado por la autoridad de control. Los responsables del tratamiento y los custodios de la base de datos podrán adoptar, entre otras, las siguientes medidas:

1. Elaborar protocolos y procesos de protección de datos personales obligatorios y exigibles al interior de la organización del responsable del tratamiento o custodios de la base de datos.

2. Revisar periódicamente los procedimientos de gestión y transferencia segura de los datos personales para determinar las modificaciones que se requieran. Para ello podrán establecer un sistema de supervisión y vigilancia interna y/o externa, incluyendo auditorías, para comprobar el cumplimiento de las políticas de protección de datos personales.

3. Cumplir con las normas o estándares nacionales o internacionales en materia de protección de datos personales.

4. Adoptar mecanismos de autorregulación vinculantes en materia de protección de datos personales.

5. Elaborar y mantener actualizado el registro de bases de datos a que se refiere la Ley 81 de

2019. 6. Evaluar el impacto de los tratamientos de datos a realizar, antes de su ejecución, para garantizar la proporcionalidad y minimización de datos en el tratamiento.

7. Establecer protocolos para la atención y respuesta al ejercicio de los derechos por los titulares de los datos.

8. Poner en práctica un programa de capacitación y actualización del personal sobre las obligaciones en materia de protección de datos personales.

9. Designar a un oficial de protección de datos, que participe de forma adecuada y en tiempo oportuno, en todas las cuestiones relativas a la protección de datos personales.

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Limitaciones al ejercicio de los derechos. Sin perjuicio de las limitaciones indicadas, en los artículos anteriores, podrá limitarse el ejercicio de los derechos del titular de los datos personales, en cualquiera de los siguientes casos: 1. Cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de un objetivo de interés público. 2. Cuando el tratamiento impida o entorpezca el debido trámite dentro de un proceso administrativo o judicial o por seguridad del Estado. 3. Cuando sea necesario para el ejercicio de las funciones propias de las autoridades públicas. 4. Cuando sea solicitado por las autoridades judiciales competentes para el aseguramiento del cumplimiento de la ley, con las condiciones previstas en la Ley 81 de 2019. 5. Cuando el responsable del tratamiento acredite tener motivos legítimos para que el tratamiento prevalezca sobre los intereses, los derechos y las libertades del titular. 6. Cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una ley. 7. Cuando los datos personales sean necesarios para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica o contractual.

Obligaciones del regulador o autoridad reguladora. El regulador o autoridad reguladora de cada sector, contará con un periodo de nueve meses, a partir de la entrada en vigencia del presente decreto, para establecer dentro de su normativa todos los protocolos, procesos y los procedimientos de tratamiento y transferencias segura que deban cumplir los sujetos regulados.

Deber de confidencialidad. Los responsables del tratamiento y/o los custodios de la base de datos, así como todas las personas que intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos, estarán sujetas al deber de secreto o confidencialidad, respecto de los datos personales objeto de tratamiento a los que tengan acceso por razón de sus funciones. Para tal fin, garantizarán que las personas autorizadas para tratar los datos personales se hayan comprometido a respetar la confidencialidad y así lo reflejarán en los protocolos de tratamiento de datos de sus entidades públicas y privadas. Esta obligación será complementaria al secreto profesional de conformidad con la ley aplicable. Se aplicará durante todo el tiempo que dure el tratamiento y se mantendrá aun cuando hubiese finalizado la relación del empleado o funcionario con el responsable del tratamiento o el custodio de la base de datos.

Registro de las bases de datos. El registro de las bases de datos transferidas a terceros constará por escrito, por cualquier medio, inclusive por medios electrónicos. Respecto de cada base de datos se dejará constancia en dicho registro de: 1. La identificación de la base de datos. 2. La identificación del responsable de la base de datos. 3. La naturaleza de los datos personales que contiene, esto es, la descripción del universo de personas que comprende la base de datos. 4. Las condiciones de legitimación aplicables. 5. La finalidad o finalidades del tratamiento. 6. Los procedimientos de obtención y tratamiento de los datos. 7. El plazo de conservación de los datos. 8. El destino de los datos y las personas naturales o jurídicas a las que pueden ser transferidos. 9. Las medidas técnicas y organizativas de seguridad adoptadas, al menos un resumen de ellas o la referencia a la política o protocolo donde se describen. 10. Los protocolos aplicables a la base de datos, tales como los referentes a la atención y respuesta del ejercicio de los derechos por los titulares de los datos. 11. La descripción técnica de la base de datos. 12. La identificación y periodo de todas las personas que han ingresado a los datos personales dentro de los quince días hábiles desde que se inicie la actividad. Los responsables del tratamiento y/o los custodios de la base de datos mantendrán el registro actualizado, de forma que responda con veracidad a la realidad de los tratamientos que se lleven a cabo. Estará a disposición de la autoridad de control cuando ésta lo requiera.

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