Artículo 37

Documentación de las violaciones de la seguridad de los datos personales. El responsable del tratamiento documentará toda violación de seguridad de los datos personales ocurrida en cualquier fase del tratamiento, identificando, como mínimo, la siguiente información y conservándola a disposición de la autoridad de control: 1. La fecha en que ocurrió. 2. El motivo de la violación. 3. Los hechos relacionados con ella y sus efectos 4. Las medidas correctivas implementadas de forma inmediata y definitiva. La autoridad de control verificará la gravedad del incidente y para salvaguardar los derechos de los titulares, podrá ordenar que el responsable del tratamiento adopte medidas, tales como la amplia difusión del hecho en los medios de comunicación y/o medidas para revertir o mitigar los efectos del incidente. Cuando la violación de seguridad tenga lugar en redes públicas de comunicación, se atenderá también a lo que se establezca en las normas especiales sobre telecomunicaciones, relacionadas con la seguridad pública y la defensa nacional.

Mecanismos de autorregulación vinculante. La autoridad de control impulsará la elaboración de mecanismos de autorregulación vinculantes con el objeto de facilitar el cumplimiento de la Ley 81 de 2019 y este decreto a los responsables del tratamiento y custodios de la base de datos, tomando en cuenta las características específicas de los distintos sectores de la actividad productiva o grupos económicos de empresas. Quienes promuevan la adopción de un mecanismo de autorregulación vinculante deberán someterlo a la aprobación de la autoridad de control quien deberá resolver en un plazo de cuarenta y cinco días hábiles.

Registro de las bases de datos. El registro de las bases de datos transferidas a terceros constará por escrito, por cualquier medio, inclusive por medios electrónicos. Respecto de cada base de datos se dejará constancia en dicho registro de: 1. La identificación de la base de datos. 2. La identificación del responsable de la base de datos. 3. La naturaleza de los datos personales que contiene, esto es, la descripción del universo de personas que comprende la base de datos. 4. Las condiciones de legitimación aplicables. 5. La finalidad o finalidades del tratamiento. 6. Los procedimientos de obtención y tratamiento de los datos. 7. El plazo de conservación de los datos. 8. El destino de los datos y las personas naturales o jurídicas a las que pueden ser transferidos. 9. Las medidas técnicas y organizativas de seguridad adoptadas, al menos un resumen de ellas o la referencia a la política o protocolo donde se describen. 10. Los protocolos aplicables a la base de datos, tales como los referentes a la atención y respuesta del ejercicio de los derechos por los titulares de los datos. 11. La descripción técnica de la base de datos. 12. La identificación y periodo de todas las personas que han ingresado a los datos personales dentro de los quince días hábiles desde que se inicie la actividad. Los responsables del tratamiento y/o los custodios de la base de datos mantendrán el registro actualizado, de forma que responda con veracidad a la realidad de los tratamientos que se lleven a cabo. Estará a disposición de la autoridad de control cuando ésta lo requiera.

Seguridad de los datos personales. Las medidas técnicas y organizativas deben ser suficientes para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanente de los sistemas y servicios de tratamiento de los datos personales. Para ello se tomará como referencia las normas o estándares nacionales e internacionales en la materia, así como también los mecanismos de autorregulación vinculantes o cualquier otro mecanismo que se determine adecuado para tales fines. Para determinar estas medidas, se considerarán los siguientes factores: 1. El riesgo para los derechos y libertades de los titulares, en particular, por el valor potencial cuantitativo y cualitativo que pudieran tener los datos personales tratados para una tercera persona no autorizada para su posesión. 2. El estado de la tecnología. 3. Los costos para la aplicación de las medidas. 4. La naturaleza de los datos personales tratados, en especial, si se trata de datos personales sensibles. 5. El alcance, contexto y las finalidades del tratamiento. 6. Las transferencias internacionales de datos personales que se realicen o pretendan realizar. 7. El número de los titulares afectados. 8. Las posibles consecuencias que se derivarán de una violación de seguridad de los datos para los titulares; 9. Las violaciones de seguridad de los datos previas, ocurridas en el tratamiento de datos personales. Una vez analizados los riesgos del tratamiento y determinadas las medidas a adoptar, el responsable del tratamiento y/o el custodio de la base de datos llevará a cabo una serie de acciones que garanticen el establecimiento, implementación, operación, monitoreo, revisión, mantenimiento y mejora continua de las medidas de seguridad aplicables al tratamiento de los datos personales, de manera periódica. La autoridad de control podrá establecer normas técnicas mínimas para hacer aplicables las disposiciones del contenido de este artículo, teniendo en cuenta la naturaleza de la información procesada, las características específicas del tratamiento y el estado actual de la tecnología, especialmente dirigidas a pequeñas y medianas empresas.