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La Asamblea de Propietarios se reunirá en sesión ordinaria obligatoriamente, por lo menos, una vez al año, la que deberá ser convocada por algún miembro de la Junta Directiva, en el mes señalado en el Reglamento de Copropiedad.

De no existir la indicación del mes en que se deba convocar, esta deberá ser celebrada a los trescientos sesenta y cinco días calendario después de celebrada la última reunión de Asamblea ordinaria.

La convocatoria a Asamblea ordinaria se hará con no menos de diez ni más de veinte días calendario previo a la celebración de la reunión, la cual se comunicará a través de documento escrito a la unidad inmobiliaria y/o por cualquier medio tecnológico que haya indicado cada propietario.

Cuando se trate de la Asamblea ordinaria anual obligatoria, debe adjuntarse a esta convocatoria el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos elaborado por el administrador, refrendado por un contador público autorizado, el informe de gestión por parte de la Junta Directiva, el estado financiero auditado del periodo anterior, si así fuera previamente requerido por la Asamblea de Propietarios.

Se exceptúa el aporte de los anteriores documentos, cuando la convocatoria a reunión de Asamblea de Propietarios sea realizada por no menos del 20% de la totalidad de los propietarios que se encuentren al día en los pagos de las cuotas de gastos comunes.

La reunión ordinaria de la Asamblea de Propietarios podrá ser Convocada por derecho propio por el 20% de la totalidad de los propietarios de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día en el pago de las cuotas de gastos comunes, si han transcurrido dos meses calendario desde la fecha en que la Junta Directiva debió convocar y esta no la haya convocado.

En este caso, se deberá cumplir con las formalidades de convocatoria señaladas en el artículo anterior.

En las reuniones convocadas por derecho propio, presidirán la reunión el presidente y secretario ad hoc que escoja la Asamblea de Propietarios en esa sesión, quienes serán los que suscribirán el acta, aun cuando se encuentren presentes en la reunión los titulares del cargo.

La Asamblea de Propietarios se podrá reunir de forma extraordinaria cuando las necesidades sean imprevistas o de urgencia y cuando lo requiera el inmueble.

La convocatoria la hará la Junta Directiva, el administrador o, por lo menos, el 20% de la totalidad de los propietarios de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día en los pagos de cuota de gastos comunes por derecho propio, cuando no fuera convocada por las autoridades encargadas en un término no mayor de cuarenta y ocho horas de ocurrido el imprevisto o urgencia.

La convocatoria extraordinaria de la Asamblea de Propietarios se realizará con no menos de tres días ni más de cinco días calendario la celebración de la reunión.

En caso de que la Asamblea extraordinaria sea convocada por derecho propio de, por lo menos, el 20% de la totalidad de los propietarios de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día en los pagos de cuota de gastos comunes, presidirán la reunión el presidente y secretario ad hoc que escoja la Asamblea de Propietarios en esa sesión, quienes serán los que firmarán el acta, aun cuando asistan los titulares del cargo.

Las convocatorias a las reuniones de Asamblea ordinaria o extraordinaria deben contener, como mínimo, los siguientes requisitos:

1. Fecha en que se realiza la convocatoria.

2. Clase de reunión.

3. Fecha y hora en que se celebrará.

4. Lugar y/o medio tecnológico en que se celebrará.

5. Agenda de los temas o el tema a tratar.

6. Nombre y cargo de la persona que convoca. En caso de que se trate de convocatorias por derecho propio, estas deberán estar firmadas por los propietarios que convocan junto con los datos de inscripción de su unidad inmobiliaria.

La reunión de la Asamblea de Propietarios se considera legalmente constituida con el quorum de más de la mitad de los propietarios de manera presencial o medios tecnológicos o mixtos, independientemente del número de unidades inmobiliarias que pertenezcan a cada uno de ellos.

La reunión de la Asamblea de Propietarios se podrá celebrar de manera presencial, por medio tecnológico o mixto que cuente con audio y video validable.

El propietario debe participar con el requisito mínimo de uso de audio.

Si transcurrida una hora a la fijada en la convocatoria no hubiera el quorum requerido, el secretario de la reunión levantará un acta en que conste tal circunstancia, así como el número, nombre de los asistentes y cantidad de propietarios habilitados para votar.

Cumplida esta formalidad, la Asamblea de Propietarios podrá sesionar con un quorum equivalente al 20% de la totalidad de los propietarios del inmueble.

Este 20% podrá deliberar y adoptar decisiones válidas mediante el voto favorable de la mayoría de los presentes que estén al día en el pago de las cuotas de gastos comunes, siempre que esta Ley no exija un porcentaje distinto para lograr decisiones válidas.

Los asistentes podrán escoger una nueva fecha para la segunda convocatoria.

Cuando se celebre una reunión de la Asamblea de Propietarios en segunda convocatoria, el quorum lo constituirán los propietarios que asistan, ya sea de manera presencial, representados o por medios tecnológicos, y sus decisiones serán válidas con la aprobación por mayoría simple de aquellas unidades inmobiliarias que se encuentren al día con el pago de las cuotas de gastos comunes y demás obligaciones económicas con la propiedad horizontal.

En todas las reuniones de la Asamblea de Propietarios, los propietarios podrán hacerse representar por un mandatario, que no necesariamente deberá ser propietario.

Cuando una unidad inmobiliaria pertenezca a varias personas, los interesados deberán designar a una sola para que los represente en las reuniones de la Asamblea de Propietarios, así como para efectos de notificaciones y para todos los actos relativos a la propiedad horizontal.

Así mismo, toda persona jurídica propietaria de unidades inmobiliarias estará representada en dichas reuniones por una sola persona natural, la cual será su mandatario, sin necesidad de requerirse que sea el representante legal de la sociedad.

El poder o la autorización podrán ser otorgado mediante un documento físico, público, privado o de forma electrónica, y deberá contener, como mínimo, los datos del propietario, nombre del apoderado e identificación de la unidad inmobiliaria por número de finca y número de unidad inmobiliaria, además podrá indicar las facultades conferidas.

La designación para la reunión de la Asamblea de Propietarios deberá hacerse, preferiblemente, con no menos de 24 horas previas a la reunión; sin embargo, se aceptarán los poderes o autorizaciones hasta el momento de verificar el quorum.

El poder o la autorización, de ser otorgado de forma privada, no requerirá formalidad alguna.

Para efectos de este artículo, se entiende que el derecho a voto corresponde a las unidades inmobiliarias que representen.

El administrador por sus funciones propias no podrá representar a ningún propietario.

Cualquier disposición sobre las reuniones que se celebren por medios tecnológicos será reglamentada por el Ministerio de Vivienda y Ordenamiento Territorial a través de una resolución ministerial.

La Asamblea de Propietarios será presidida por el presidente, a falta de este, por el vicepresidente, a falta de este, por el secretario, a falta de este, por el tesorero, a falta de este, por el vocal y, a falta de estos o en los casos de convocatoria por derecho propio, por el propietario que escoja la Asamblea de Propietarios.

De igual forma, en caso de ausencia del secretario, la Asamblea de Propietarios nombrará a un secretario ad hoc que podrá ser el administrador o cualquiera de los propietarios presentes.

Quien presida la reunión de la Asamblea de Propietarios al momento de su celebración deberá estar a paz y salvo en las cuotas de gastos comunes y obligaciones económicas con la propiedad horizontal.

Las decisiones de la Asamblea de Propietarios para que surtan efecto legal y sean de obligatorio cumplimiento deberán ser aprobadas de acuerdo con los porcentajes establecidos en la presente Ley.

Las decisiones de la Asamblea de Propietarios se harán constar en un acta que expresará, como mínimo lo siguiente:

1. Número del acta y clase de reunión.

2. Nombre de la propiedad horizontal.

3. Lugar y/o medio tecnológico, fecha y hora, que deberán coincidir con los señalados en el aviso de convocatoria, y la transcripción dé de convocatoria con el cargo, el nombre o los nombres de quien o quienes convocaron de conformidad con los requisitos establecidos en la presente Ley.

4. Lista de propietarios apoderados que asistirán personalmente y/o por cualquier medio tecnológico validable en la que se especifique el número de la unidad inmobiliaria, el número de finca y, cuando se trate de decisiones por las cuales se reforme el Reglamento de Copropiedad, se indique el coeficiente de participación.

5. Quorum de la reunión teniendo en cuenta el número de propietarios que asistieron de manera presencial y/o por medio tecnológico, de unidades inmobiliarias que conforman la propiedad horizontal y el número de unidades inmobiliarias habilitadas para votar.

6. Quiénes fungieron como presidente y secretario en la reunión de la Asamblea de Propietarios y la forma como se eligieron, en el caso de que no sean titulares del cargo.

7. Asuntos tratados.

8. Propuestas presentadas, con indicación de si fueron aprobadas o negadas y la forma y cantidad de votos.

9. Fecha y hora de inicio y de terminación o de suspensión y de reinicio, si se llegara a presentar.

10. Firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la Asamblea de Propietarios. La administración deberá comunicar a través de documento escrito a la unidad inmobiliaria o por cualquier medio tecnológico, dirigido a la dirección electrónica o dato digital que haya indicado cada propietario, un resumen de las decisiones adoptadas, en un plazo no mayor de tres días calendario, contado desde la fecha de la reunión. El acta deberá ser emitida en un plazo no mayor de diez días calendario, contado desde la fecha de la reunión, y será entregada por el secretario o el administrador a los propietarios cuando la soliciten. En el caso de la reunión de la Asamblea de Propietarios que se celebre a través de medio tecnológico, el secretario de la Junta Directiva deberá guardar un archivo digital como prueba inequívoca de esta.

El acta de la Asamblea de Propietarios en la cual se elija la Junta Directiva o el administrador deberá presentarse para su inscripción en el Registro Público, en forma íntegra o por extracto, siempre que se cumpla con los requisitos establecidos, permitiéndose omitir de esta, todos los asuntos tratados que no sean materia de inscripción.

Cuando los miembros de la Junta Directiva electos o el administrador contratado sean personas naturales, al momento de su incepción deberá incluirse su número de cédula de identidad personal, y si fuera una persona jurídica, sus datos de inscripción en el Registro Público.

Para los efectos de la Asamblea de-Propietarios y de administración del bien sujeto al Régimen de Propiedad Horizontal, se elegirá una Junta Directiva que constará, como mínimo, de tres miembros distintos, los cuales ocuparán los cargos de presidente, secretario y tesorero, o la Asamblea podrá decidir un número mayor impar de miembros, según y conforme a la cantidad de unidades inmobiliarias, en otros cargos, como vicepresidente, vocal y otros que las necesidades requieran.

Estos miembros tendrán las facultades que le confieren esta Ley, su reglamentación, el Reglamento de Copropiedad y la propia Asamblea de Propietarios.

No obstante, lo anterior, podrá designarse una Junta Directiva con un número de dos miembros, siempre que el inmueble sujeto al Régimen de Propiedad Horizontal esté constituido solamente por two unidades inmobiliarias.

Los miembros de la Junta Directiva deberán abstenerse de tomar decisiones sobre temas que involucren directamente a su unidad inmobiliaria o representen conflicto de intereses entre su función como directivo y propietario.

Ningún miembro de la Junta Directiva podrá ocupar de forma directa o indirecta el cargo de administrador de la propiedad horizontal, excepto en aquellos bienes inmuebles que consten de veinte o menos unidades inmobiliarias.

Los miembros de la Junta Directiva de que trata el artículo anterior serán de libre nombramiento y remoción por parte de la Asamblea de Propietarios, mediante el voto favorable de, por lo menos, el 51% de la totalidad de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día en pago de las cuotas de gastos comunes con independencia del total de unidades que conforman el bien inmueble.

En el caso de existir más de un propietario postulado para un mismo cargo de la Junta Directiva, será escogido el propietario que reciba el voto favorable de la mayoría simple de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día en el pago de las cuotas de gastos comunes con independencia del total de unidades que conforman el bien inmueble.

La designación inicial para tales cargos se hará en el mismo acto en el que se apruebe el Reglamento de Copropiedad.

La designación inicial realizada por el promotor de los miembros de la Junta Directiva deberá ser renovada por los propietarios al momento en que se dé el traspaso del 51% de la totalidad de las unidades inmobiliarias que conforman el bien inmueble con independencia de que el proyecto sea realizado por etapas o fases.

Solo podrán ser miembros de la Junta Directiva las personas que:

1. Sean propietarias de una o más unidades inmobiliarias.

2. Preferiblemente, residan en la propiedad horizontal, en aquellos casos en que el bien inmueble sea de uso residencial o mixto.

3. Estén al día en el pago de las cuotas de gastos comunes al momento de la elección y durante todo el periodo como miembro de la Junta Directiva.

4. No estén inhabilitadas administrativa o judicialmente para ser miembro de la Junta Directiva.

5. Sean elegidas por la Asamblea de propietarios de acuerdo con lo dispuesto en el artículo anterior. En caso de unidades inmobiliarias en copropiedad, se designará a un solo representante para ser miembro de la Junta Directiva. Cuando la electa sea una persona jurídica, se hará representar por una persona natural.

Los directores electos por la Asamblea de Propietarios podrán recibir los beneficios que esta decida otorgar por el desempeño de sus cargos en atención a la administración de la propiedad horizontal.

Estos beneficios estarán sujetos principalmente a la asistencia, colaboración activa en sus funciones como Junta Directiva y demás términos que establezca la Asamblea de Propietarios, aprobados mediante el voto favorable del 51% de la totalidad de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día en el pago de las cuotas de gastos comunes.

El miembro de la Junta Directiva que decida renunciar a su cargo antes de finalizar su periodo deberá presentar su renuncia por escrito ante los demás miembros de la Junta Directiva; de no cumplir con este procedimiento, podrá ser sancionado.

Las vacantes que ocurran en la Junta Directiva por cualquier motivo serán cubiertas por el resto de los directores en ejercicio, siempre que estos constituyan quorum.

Estas vacantes y cambios de designación de dignatarios dentro del periodo de una Junta Directiva vigente deberán ser debidamente inscritos en el Registro Público.

De no poder constituir quorum, cualquiera de los directores en ejercicio deberá convocar a reunión extraordinaria de la Asamblea de Propietarios a efecto de cubrir dichas vacantes.

Los miembros de la Junta Directiva podrán renunciar, por cualquier motivo, a los cargos a los que fueron electos mediante nota explicativa al resto de la Junta Directiva.

Las vacantes que ocurran en la Junta Directiva por cualquier motivo serán cubiertas por el resto de los directores en ejercicio, siempre que estos constituyan quorum de acuerdo con la presente Ley.

De no poder constituirse el quorum mínimo establecido por la presente Ley, cualquiera de los directores en ejercicio deberá convocar, en un término no menor de 10 días ni mayor de 20 días calendario, a reunión extraordinaria de la Asamblea de Propietarios a efecto de cubrir dichas vacantes.

Esta acta de Asamblea deberá inscribirse en el Registro Público en un término no mayor de treinta días calendario.

La renuncia establecida en el presente artículo deberá ser protocolizada e inscrita por el renunciante en el Registro Público en un término no mayor de treinta días calendario y contará con la firma del director que renuncia.

Durante este periodo, el director que ha renunciado deberá permanecer y ejercer el cargo hasta que quede inscrita su renuncia.

Los nombramientos de los miembros de la Junta Directiva se protocolizarán e inscribirán en el Registro Público.

Además, deberán, aparecer los nombres de las personas designadas y sus generales en un directorio que deberá colocarse en un lugar visible de la propiedad horizontal.

En caso de que exista un administrador para la propiedad horizontal, su nombre y sus generales aparecerán en un lugar visible de la propiedad horizontal y no será necesario que aparezcan otros nombres.

La Junta Directiva será responsable de cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea de Propietarios lo referente a la administración, mantenimiento, operación, seguridad y conservación de los bienes comunes y tendrá, además, las siguientes funciones y facultades:

1. Representar a la Asamblea de Propietarios.

2. Considerar el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos elaborados por el administrador y los estados financieros elaborados por un contador público autorizado de haber sido requeridos para ser presentados en la sesión ordinaria anual de la Asamblea de Propietarios y recomendar su aprobación o rechazo.

3. Dar las autorizaciones para las obras que deseen efectuar los propietarios, con arreglo a lo que se establezca en esta Ley.

4. Autorizar cualquier desembolso extraordinario no previsto en el presupuesto, que corresponda a una reparación necesaria e imprescindible, con carácter de urgencia, que no permita observar el término que establece esta Ley para un llamado de Asamblea ordinaria o extraordinaria para su aprobación, y comunicar al resto de los propietarios de este desembolso.

5. Acoger las solicitudes de los propietarios relativas al pago de las cuotas de gastos comunes y proponer para decisión de la Asamblea de Propietarios acuerdos individuales o colectivos que beneficien la recaudación de las cuotas de gastos comunes, en atención a lo establecido en el artículo

23. 6. Revisar los balances mensuales sobre ingresos y egresos que le presente el administrador y enviar un resumen, como mínimo semestralmente, de estos informes a todos los propietarios, con copia del estado de cuenta del banco y de la conciliación bancaria del último mes presentado. Cada Asamblea de Propietarios podrá determinar un periodo de entrega de informes menor al señalado.

7. Aprobar o rechazar los nombramientos y remociones de los empleados de la propiedad horizontal propuestos por el administrador, de acuerdo con el presupuesto previamente aprobado por la Asamblea de Propietarios.

8. Cuando sea necesario, contratar los servicios de un profesional del derecho con experiencia en propiedad horizontal que facilite el buen funcionamiento y operación de esta. En caso de que la contratación de los servicios legales sea por tarifa fija, deberá estar incluida en el presupuesto anual de la propiedad horizontal.

9. Cuando sea necesario, contratar los servicios de un contador público autorizado, quien deberá auditar los libros que lleve el administrador y rendir un informe anual en la Asamblea Ordinaria de Propietarios. En caso de que la contratación de los servicios sea por tarifa fija, deberá estar incluida en el presupuesto anual de la propiedad horizontal.

10. Cuando sea necesario, contratar ingenieros, arquitectos y demás técnicos idóneos que se requieren para la ejecución de obras ordenadas o autorizadas por la Asamblea de Propietarios y vigilar su ejecución. En caso de que la contratación de los servicios sea por tarifa fija, deberá estar incluida en el presupuesto anual de la Propiedad horizontal.

11. Vigilar la ejecución de obras ordenadas o autorizadas por la Asamblea de Propietarios.

12. Evaluar las cotizaciones y presupuestos que presente el administrador para la compra de bienes o insumos o contratación de servicios, con base en el presupuesto previamente aprobado por la Asamblea de Propietarios.

13. Aprobar o rechazar los contratos o acuerdos que pretenda celebrar el administrador en relación con el funcionamiento y operación de la propiedad horizontal.

14. Resolver las quejas que le presente el administrador en relación con las violaciones a las obligaciones que está Ley, su reglamentación el Reglamento de Copropiedad y de Uso, y tomar las medidas que estime pertinentes para restituir el orden en la propiedad horizontal.

15. Hasta que la Asamblea de Propietarios no decida lo contrario, elaborar e implementar inicialmente el Reglamento de Uso para los bienes comunes, que posteriormente podrá ser modificado, aprobado o rechazado por la Asamblea de Propietarios.

16. Rendir un informe detallado en la reunión ordinaria de la Asamblea de Propietarios sobre el funcionamiento de la administración.

17. Atender, de forma colegiada y en reunión de Junta Directiva, las solicitudes, quejas y sugerencias de los propietarios que no hayan sido resueltas por el administrador o por causa de este.

18. Dirimir los conflictos que se presenten entre los propietarios o entre estos y el administrador, o con cualquier otro personal dentro de la propiedad horizontal, por causa del uso y goce de los bienes comunes o de los bienes privativos de cada uno.

19. Ordenar al administrador realizar el desglose de la recaudación de las cuotas de gastos comunes mensuales para ser depositados en la cuenta que corresponda al Fondo para Imprevistos.

20. Atender las solicitudes de la Asamblea de Propietarios para el uso del Fondo para Imprevistos y ejecutar las ordenadas por esta, o sugerir su utilización ante la Asamblea de Propietarios.

21. Implementar los protocolos de bioseguridad ordenados por las autoridades correspondientes, necesarias para preservar la salubridad y seguridad de los ocupantes de la propiedad horizontal.

22. Autorizar al administrador para que requiera el cobro, por la vía judicial o administrativa, de cualquier deuda de los propietarios.

23. Convocar a la Asamblea de Propietarios a la sesión ordinaria anual y la sesión extraordinaria, cuando así lo requieran las circunstancias.

24. Crear comités de apoyo y designar a los propietarios que los conformen.

25. Establecer las reglas de su funcionamiento. La Junta directiva no está autorizada para exonerar cuotas de gastos comunes esto incluye recargos, multas y cuotas extraordinarias.