Artículo 94

No sirven de prueba en favor del comerciante o corredor, los libros no exigidos por la ley, caso de faltar los indispensables, a no ser que estos últimos se hayan perdido sin culpa suya.

Todo comerciante o corredor está obligado a conservar sus registros indispensables de contabilidad, por todo el tiempo que dure su gestión y hasta cinco (5) años después de cerrar su negocio. Los registros auxiliares, comprobantes y documentación que sustenten las operaciones mercantiles, deberán conservarse hasta la prescripción de toda acción que pueda derivarse de ellas. La responsabilidad de conservar los registros indispensables de contabilidad y presentarlos cuando sean solicitados por las autoridades competentes recae en el comerciante, herederos o causahabientes. En el caso de las personas jurídicas, el responsable será quien ostente la representación legal o en su ausencia ya sea temporal o permanente, quien legalmente lo sustituya. Los registros indispensables de la contabilidad, los registros auxiliares y demás documentos que sustenten las transacciones del negocio deberán ser mantenidos por cualquiera de los medios autorizados por la Ley en el establecimiento para que puedan ser examinados por la autoridad competente para ello. Se prohibe trasladarlos fuera del país o a lugares que no sean fácilmente accesibles. La violación de esta prohibición será penada con multa no mayor de quinientos Balboas (B/.500.00) y podrán aplicarse multas sucesivas por violaciones continuas a reiteradas solicitudes no atendidas. Artículo reformado por el Decreto Ley 5 de 2 de julio de 1997, publicada en la Gaceta 23327.

Todo comerciante está obligado a preparar y mantener en su establecimiento, estados financieros que reflejen correcta y verbalmente los resultados de sus operaciones anuales, o fracción de año para quienes no completen los doce meses de estar operando. Dichos informes serán preparados de acuerdo a las normas y principios de Contabilidad generalmente aceptados y de aplicación en la República de Panamá. Los estados financieros básicos requeridos deberán incluir un balance general, un estado de resultados, un estado de patrimonio incluyendo los cambios de utilidades retenidas y un estado de flujo de efectivo. Los estados financieros en referencia, deberán ser refrendados por un Contador Público Autorizado cuando se trate de comerciantes que se dediquen a actividades de cualquier índole cuyo capital sea mayor de cien mil balboas (B/. 100,000.00) o cuando se trate de comerciantes con un volumen anual de ventas mayor de cincuenta mil balboas (B/.50,000.00). Deberán ser emitidos dentro de los ciento veinte (120) días siguientes a la fecha de cierre del período fiscal y mantenerse a disposición de las autoridades competentes, quienes podrán requerir un ejemplar original de los mismos para documentar el expediente de la diligencia que practican. El comerciante o corredor que incumple lo dispuesto en este artículo, incurre en falta sancionada con las multas y sanciones descritas en el artículo 94 del Código de Comercio. Los Contadores Públicos Autorizados que en el ejercicio de sus funciones profesionales refrenden los estados financieros estarán sujetos, en caso de violación de las disposiciones que regulan los registros indispensables de Contabilidad, los registros auxiliares y documentaciones pertinentes, a las sanciones previstas en las disposiciones legales que rigen el ejercicio de su profesión. Parágrafo Transitorio. La obligación de preparar y mantener los estados financieros entrará en vigencia a partir del año 1997 y períodos fiscales que se inicien en ese mismo año. Artículo reformado por el Decreto Ley 5 de 2 de julio de 1997, publicada en la Gaceta 23327.

Es obligatorio para todo comerciante la presentación de cuentas cuando las solicite el interesado. Estas han de ser conformes con los asientos de los libros de quien las rinde y debidamente comprobadas.